Presentazioni efficaci

Densi, piatti e sgrammaticati

Molto divertente il rersoconto di Paolo Antonio Volpon su "Search Engine Strategies Milan" (SES) 2007. Leggete i vari punti e capirete alcune cose da non fare in una presentazione (come i punti elenco chilometrici, la voce monotona, gli errori di scrittura).

Apologia del minimal

Vi segnalo un altro bell'articolo in italiano, di Ester Liguori, dedicato a Slide ed eccessi comunicativi. Tra l'altro le indicazioni sugli elementi di paratesto sono simili a quelle che ho indicato nel post precedente.

Ecco un (p)assaggio dell'articolo:
"Il desiderio di stupire purtroppo spesso scavalca quello di essere efficaci e senza rendersi conto di ciò che si fa si finisce con lo sfruttare male un buon ausilio comunicativo."

Su questo argomento è interessante anche un vecchio post di Gerr che si ispira ai personaggi di "Guerre stellari".

Preferite le slide di Darth Vader o quelle di Yoda?

Come evitare l'effetto "traghetta d'ascensore"

La nostra memoria fa strani scherzi. Ricorda particolari insignificanti accaduti anni fa, ma magari è incapace di trattenere informazioni che ci sono state date due minuti prima.

La nostra memoria a breve termine è selettiva: taglia tutto quello che non gli serve in modo da liberare RAM e permetterci di seguire meglio un'attività; trattiene le informazioni che gli servono al momento e fa cadere nell'oblio il resto. Leggiamo tutti i giorni la targhetta sull'ascensore ma non sapremmo mai ricordarci quanti chili porta (ricordate la canzone di Elio?)

E' per questo che, quando facciamo una presentazione, ci sono alcuni elementi di contesto che andrebbero ripetuti frequentemente. Una presentazone ha un andamento sequenziale e le persone che seguono questo flusso tendono a dimenticarsi rapidamente che in quel momento sono nel capitolo 1 - sottocapitolo 2.

Le persone non sanno neanche a che punto sono della vostra presentazione, perché non possono vedere il "volume" di slide così come vedono le pagine di un libro.

Insomma, una presentazione che si rispetti (e in specialmento le presentazioni lugnhe) dovrebbe riportare in ogni slide alcune informazuoniu chiave per collocare ogni slide nel suo giusto contesto.

Più o meno le informazino sono queste:

1) Titolo della presentazione
2) Titolo del capitolo
3) Titolo dell'eventuale sottocapitolo
4) Titolo della singola slide (è l'elemento più vistoso)
5) Numero della slingola slide in rapporto al numero totale di slide
6) Eventuale logo (anche se secondo Gerr non è necessario). N.b. Per logo intendo il logo del cliente, non il vostro.
7)  Data - Luogo - Nome relatore

Il layout standard avrà insomma una struttura di questo tipo:

In questo modo sarete sicuri di fornire sempre tutti gli elementi necessari per dare un contesto ai vostri contenuti. E aiutare la memoria dei vostri ascoltatori.

Te lo raccomando...

Un divertente post di personalitànumerodue su Powerpoint come spinta per la carriera...

I consigli di Carla

Quelli di Carla Lattanzi sono degli ottimi consigli, che vale la pena citare. Al contrario delle indicazioni che ho segnalato nel post precedente, questi consigli valgono per le presentazioni "ordinarie", cioè il 99% delle presentazoni che facciamo. E per questo sono tanto più preziosi.

Presentazioni cool (by maestrini)

I maestrini segnalano alcune bellissime presentazioni molto "cool" fatte in giro per la rete.

In particolare quella di Lessing è abbastanza nota e se ne è già parlato molto (potete anche scaricarla da questo indirizzo).

Giustamente Vanz la  indica come un ottimo esempio di lavoro per "sottrazione". E sappiamo che quando qualche cosa non ci torna, in una presentazione, il 90% delle volte è perché dobbiamo togliere e non aggiungere qualche cosa. 

E' vero che non sempre il contesto è adatto a presentazioni così particolari, ma spesso dobbiamo guardare gli estremi per capire l'ordinario.

Lavagna a fogli mobili: la mia coperta di Linus

Chiunque faccia il consulente o il formatore sa quanto sia utile e utilizzata la famosa lavagna a fogli mobili. Per me è una specie di coperta di Linus: senza lavagna a fogli mobili io non comincio mai a parlare in aula. E so che anche per altri è così.

Secondo me la lavagna a fogli mobili è uno strumento capace di creare quella che Etienne Wenger definisce la dialettica tra partecipazione e reificazione: è capace cioè di creare uno strato di sedimenti concettuali maneggaibili attraverso i quali negoziare i significati in un gruppo.

Beh, grazie all'ottimo Presentation zen scopro che ci sono molti siti dedicati a questo strumento ("flip chart" in inglese), come quello di questa società inglese, che ha creato un sito interamente dedicato all'argomento.

Ma anche altre società come la 3M hanno crerato delle pagine apposite (questa e questa).

Altro che slides...Buona lettura.

Le slide di Apollo

Le slide che produce questa società americana sono bellissime (sono lontani e credo non ci possano essere sospetti di pubblicità occulta...-).

Date un'occhiata al loro portfolio: credo troverete molto interessanti gli spunti che vengono proposti (ho una predilezione per questa serie...)

Il più è meno, e il meno è più

Un divertente articolo di T.J. Walker che invita a non diventare schiavi di Powerpoint.

Il succo del discorso è condivisibile: un conto è la presentazione completa, ovvero quella che potrete lasciare o spedire per posta, fatta magari di 500 slide, e un conto è la presentazione concreta, fatta per il pubblico, che sarà composta solo dai punti chiave di quella particolare occasione.

In realtà questo è meno un problema di numero di slide che un problema di architettura e strategia. Se avete capito chi è la vostra audience, quali sono i suoi problemi e le sue aspettative specifiche, il vostro intervento sarà sempre e solo una accurata selezione delle cose che potreste dire.

Ricordate che, nelle presentazioni efficaci, il più è meno, e ll meno è più.

L'apparato paratestuale per presentazioni complesse

Per quanto si voglia essere creativi, una presentazione è un prodotto assai strutturato; questa caratteristica può trasformarsi in un vantaggio cognitivo per i nostri ascoltatori, purché questa strutturazione sia pensata in modo organico e leggibile. 

Una buona presentazione, quindi, comincia da una buona architettura (ovvero la costruzione della sequenza e la sua organizzazione interna). E una buona architettura è contrassegnata da una serie di elementi "paratestuali" che la rendono leggibile ai nostri lettori/ascoltatori. 

Questo è tanto più vero per le presentazioni complesse, ovvero le presentazioni scientifico/didattiche che possono durare ore e essere composte da decine o centinaia di slide. In questo caso, senza avere una buon apparato di indici e indicatori interni, rischiamo di fare perdere i nostri ascoltatori.

Ogni presentaizone di questo tipo, quimndi, dovrebbe avere un andamento "canonico", simmetrico e facilmente prevedibile, fornendo continui richiami paratestuali al posizionamento interno nella struttura.

Qu sotto è elencato un andamento-tipo:

In questo modo vi assicurerete un apparato robusto e capace di "imbrigliare" tutti i vostri contenuti.

Peraltro la creaziione di questo apparato rappresenta anche una sorta di prova del nove: se non riuscite a organizzare i contenuti in questo modo e qualche cosa vi "sfugge" (vedi: slide figlie di nessuno) significa che dovete ancora lavorare un po' sui vostri argomenti.

I principi dell'apprendimento multimediale

Richard Mayer è uno psicologo californiano che ha scirtto un articolo importante sulle modalità di apprendimento negli ambienti multimediali.

Questo articolo è molto utilizzato da chi si occupa di e-learning, perché stabilisce alcuni principi, basati su ricerche sperimentali, sulla base dei quali è possibile regolarsi per l'erogazione dei contenuti audio-video-testuali.

Marco Coinu ne propone una sintesi in italiano, pubblicata sul portale Elearnngtouch.

Vale la pena di riportare una sintesi dei principi, perché hanno molto a che vedere anche con il tema delle presentaizoni con le slide

(Leggi: non mettere musica in sottofondo sulle slide mente parlate - Non parlate alla paltea mentre mostrate i viedo)

(Leggi: nella presentazione siete voi che palrate i protagonisti, non le vostre slide, che restano soloun supporto all'esposizone orale)

Principio di rindondanza (Rendundancy Principle): i discenti imparano meglio da animazioni e narrazioni parlate, piuttosto che da animazioni, narrazioni parlate e testo scritto, se le informazioni visive sono presentate insieme alle informazioni verbali;

(leggi: accompagnate smepre il vostro testo con immagini rappresetnative)

(leggi: accomagnate sempre il testo con immagini, e posizionateli in modo che si appartengano reciprocamente sulla slide)

(leggi: Accomagnate il vostro dicorso con immagini sincornizzate sulla slide)

(Leggi: cercate di togliere e non di aggiungere sulle vostre sldie)

Un grazie a Marco Coinu per il suo lavoro

Spazio e tempo in PPT

Powerpoint può essere molto efficace, a patto che rispettiamo le sue specifiche caratteristiche di media. In particolare, ogni media ha un suo specifico rapporto con lo spazio e con il tempo. Possiamo dire che l'ascolto della musica si svolga nel tempo; ma anche la lettura di un libro, se ci riflettiamo bene, è prevalentemente un processo temporale, se consideriamo lo spazio della scrittura solo come una linea che si snoda e ripropduce il discroso orale.

Un sito web, al contrario, è un oggetto più spaziale che temporale (come ha ben rilevato Bolter nel suo "lo spazio dello scrivere").

Sono solo degli esempi. E Powerpoint? Powerpoint ha la singolare caratteristica di sfruttare la temporalità a livello globale (dell'intera presentazione), proprio come un discorso orale (frammenti che si snodano nel tempo, in un'unica direzione), mentre è un oggetto altamente "spaziale" al livello locale ( di singola slide).

Le migliori presentazioni tengono conto di questa peculiarità del media e la usano a proprio vantaggio, ovvvero:

1) Pochi frammenti di informazione per ogni slide (temporalità)
2) Disposizzione significativa degli elementi testuali e grafici per fare rislatare i reciproci rapporti specifici (spazialità).

Ecco perché se scriviamo le slide come se stessimo scrivendo un libro la cosa non funzionerà. Anche se i contenuti sono magnifici e interessanti. Sulla carta.

C'è vita dopo Powerpoint?

In questo video del comico americano Don McMillan sono elencati i peggiori errori che si possono fare in una presentazione con PPT. Con un po' di sforzo si capiscono anche le battute, ma nel complesso è abbastanza comprensibile comunque.

Grande...

Le leggi della semplicità

E' uscito da poco un libricino di John Maeda che si chiama "Le leggi della semplicità". Sono elencate 10 leggi che ogni progettista dovrebbe seguire nel progettare dispositivi o interfacce.

La cosa ci riguarda da vicino perché, comunque la pensiamo, una presentazione in Powerpoint è anche un dispositivo e una interfaccia di comunicazione. Il libro non è un capolavoro, devo ammetterlo: in alcuni casi è banale, in altri pretenzioso.

Ma alcune intuizioni sono comunque interessanti. Elenco rapidamente le nove leggi:

RIDUCI
ORGANIZZA
TEMPO
IMPARA
DIFFERENZE
CONTESTO
EMOZIONE
FIDUCIA
FALLIMENTO

E poi la decima legge, che riassume il senso del libro:

"Semplicità significa sottrarre l'ovvio e aggiungere il significativo".

Assolutamente d'accordo.

Il potere delle strutture

Ho intercettato, grazie a Eupodcast, questo divertente video che mostra una presentazione-tipo in un contesto-tipo, con delle slide-tipo.

Solo che la presentazione è formata da una sola parola ripetuta in tutte le salse e piazzata nelle diverse modalità di visualizzazione-tipo di Powerpoint.

Credo che il suo pregio maggiore, al di là della comicità delle situazione, sia di mostrarci quanto uno strumento come Powerpoint sia "sovradterminato" tecnologicamente e "sottodeterminato" sematicamente.

Tante funzonalità, tante opzioni, tante strutture predefinite che possono dare veramente l'impresisone  di dire qualcosa. Il video gioca su questa doppia caratteristica per portarla alle sue estreme conseguenze.

Buona visione...:-) 

Powerpoint morbosi

E' un articolo di qualche anno fa di Giancarlo Livraghi, che si intitola "il morbo di Powerpoint". Credo valga ancora la pena di leggerlo.

Le molte virtù del tasto "Shift"

Quante volte, usando i rudimentali comandi di grafica di Powerpoint, ci danniamo perché non riusciamo ad essere precisi come vorremmo? Un quadrato che non è proprio un quadrato, un cerchio che non è proprio un cerchio, una linea che non è proprio dirtta e così via.

Ora, c'è un piccolo tastino sulla nostra testiera che viene usato, in genere, per scrivere le lettere maiuscole. Ma questo tasto, detto tasto "Shift", se usato all'interno di un programma di grafica può fare miracoli.

E anche in Powerpoint  (che comunque NON è un programma di grafica) permette alcune cosine interessanti, se usato in abbinamento con altri comandi.

Tracciamento delle linee. Se traccio una linea tenendo prremuto il tasto shift questa linea sarà sempre dritta, e anche se la allungo o riduco manterrà la sua direzione. Fine delle linee sbilenche, dunque.

 Tracciamento di quadrati e cerchi. Se tengo premuto il tasto "shift" mentre creo una forma usando i comandi relativi, le forme diventano immediatamente cerchi o quadrati perfetti.

"Shift" + =

Provate, rimarrete sorpresi...

Ciao

Extreme makeover

Dura 20 minuti, ma credo ne valga la pena. 

Per i fanatici degli sfondi

Ecco qualche risorsa gratuita per trovare sfondi e template per Powerpoint. Su Brainybetty trovate molti template, alcuni dei quali abbastanza carini.

Anche su Powerbacks trovate molti sfondi per le vostre presentazioni.

Ecco infine una terza serie di template gratuiti per Powerpoint: dovrebbero servire, per gli autori, nelle presetnazioni didattiche.

Ricordate di non abusarne, perché non è su quello che si gioca una buona presentazione, capito??

Fate attenzione anche a disabilitare i pop up, perché sono un po' siti un po' aggressivi da questo punto di vista...

Citando il wiki

Che cosa succederebbe se un grupo di persone che lavorano nella scuola si mettesse assieme per costruire manuale collettivo di comunicazione digitale? Ne verrebbe fuori un bel wiki, all'interno del quale poter leggere il manuale. Molto bene fatto.

Ma non solo: scavando dentro al wiki si trovano anche alcuni preziosi suggerimenti sulle presentazioni, come le regole per una diapositiva ben formata (di questa ne riparliamo) o i consigli di stile per orientare una presentazione.

Bravi ragazzi...

Extreme restyling

Così, tanto per giocare, ho scaricato una presentazione sul parlare in pubblico fatta dalla CGIL ligure (la potete scaricare da qui) e ho provato a riveredere una slide in particolare.

Come potrete notare la presentazione ha molti peccati di "ingenuità" sul piano della costruzione: template preformati, uso eccessivo dei colori, tropppo testo, font inadeguati eccetera.

Ecco la slide originale

Ed ecco il mio rifacimento

Come vedete ho fatto due slide, cercando di dividere gli argomenti, ho aggiunto delle immagini, ho tolto alcni elementi inutili, ho uniformato il font e gli ho dato una precisa gerarchia di grandezza e ho fatto una serie ulteriore di aggiutamenti che lascio a voi il compito di individuare.

E' poco più di un gioco, ma spero possa mostrare che le slide migliori tengono sotto controllo degli elementi, e li usamno per migliorare l'impatto complessivo.

A presto

The elevator test

Ricorda un po' la regola dei 20 secondi di cui ho parlato più sotto, ma vale comunque la pena segnalare questi consigli per una buona preparazione di una presetnazione.

By Gerr Raynold

Il project manager si suicida. La lettera finale? Una presentazione in PPT

La notizia è un po' vecchia, ma pensavo valesse la pena di segnalarla. E' successo a Portland due anni fa e per molto tempo ho pensato che fosse uno scherzo. A dire la verità non sono ancora sicuro che sia vero: è troppo incredibilie.

Ma la cosa più incredibile credo sia assistere al suicidio di una persona con un tale senso dell'ironia. E' proprio il caso di dire: seppelliti dalle risate.

Nell'articolo trovate molte delle slide usate dal manager, con tanto di grafici e clip art

Public speaking: the basics

Forse mi ero dimenticato di pubblicare su questo spazio le mie slide sul public speaking (già pubbl icate su slideshare e sull'altro blog). Eccole. 

Ma, già che ci siete, data un'occhiata anche a questa serie di video che  riprendono una lezione dal vivo di Robert Gedaliah (e collaboratori) sul public speaking.

Qui si parla di contatto oculare (the "most important skill"): 

Destro e sinistro

Un'immaigne belllissima (che ho visto per la prima volta sul blog di Catepol) riassume in modo chiaro il modo con il quale funzionano gli emisferi del nostro cervello.

Ora la domanda è: come riuscire, in una presentazione, a tenere conto di entrambi gli aspetti?

Sappiamo che , di default, una presentazione di rivolge alla nostra parte sinistra: il simbolo di questo "stile cognitivo" sono i punti-elenco con i quali spezziamo e strutturiamo i concetti. Dall'altra parte c'è chi, per evitare effetti "soporiferi", condisce le presentazioni di effetti speciali e di colori, assecondando il lavoro dell'emisfero destro.

Va detto che entrambe queste strategie sono sbagliate: nessuna presentazione è efficace senza un lavoro integrato e coordnato su entrambi gli aspetti. Troppi concetti annoiano, e gli effetti speciali fine a se stessi ci lasciano con un pugno di mosche.

Dobbiamo tenere sempre fermo il nostro obiettivo che, in una presentazsione è in genere quello di fornire informazioni (non di divertire, non di di rilassare, non di supire) allo scopo di insegnare, convincere, vendere, permettere a qualcuno di prendere decisioni.

Se teniamo fermo il nostro obiettivo  potremo usare gli strumenti migliori per supprtarlo, integrando concetti ed esempi da una parte e immagini e schemi visuali dall'altra.

Una buona presentazione integra aspetti cognitivi ed aspetti emotivi in un tutto, con lo scopo finale di fornire  informazioni complete. Il fine, insomma, è il più delle volte cognitivi. Il mezzo è di volta in volta, una miscela di aspetti cognitivi ed aspetti emotivi.

Riuscire ad integrare in un tutto questi espatti è il cuore di una strategie vincente.

Gabbie liberatrici

Una presentazione è un oggetto che presenta una serie di informazioni strutturate e disposte in un preciso ordine, sia globale (per tutta la presentazione) sia locale (all'interno della singola slide). Al contrario di una comunicazione fatta in Word le informazione su una slide (come, del resto, nei siti web) partecipano di una dimensione spaziale: il loro senso non è indipendente dal modo con il quale le informazioni sono dispsote nello spazio della slide.

Troppo spesso mi capita di vedere presentazioni nelle quali è assente questa consapevolezza: la disposizione delle informazioni sembra obbedire ad una logica di "sacco da riempire", senza alcuna strategia preliminare:

Non crediate che questa cosa non si noti: il nostro occhio percepisce istantaneamente simmetrie, somiglianze, appartenenze reciproche, gerarchie visuali. E quando non riesce a trovare questi elementi l'impresisone generale è quella di confusione, anche se gli elementi in gioco sono pochi.

Per questo è necessario, (come del resto sa benissimo qualunque grafico, sia tradizionale sia web) costruirre una gabbia grafica ideale nella quale inserire le informazioni. 

Potete dividere la slide in 9 - 12 - 16 parti ideali (Garr Raynolds parla, a questo propostio, della regola del tre) e ogni informazone che inserirete (testo, immagini, grafici, ecc) occuperà una o più porzioni di questi spazi, secondo  una logica rigorosa e riconoscibile.

Questa gabbia non sarà, ovviamente, visibile al vostro pubblico, ma potete stare certi che l'occhio la percepirà nel momento in cui ne farete uso.

Non è necessario che siate precisi al millimetro: è sufficiente che abbiate la consapevolezza di questa divisione ideale e che cerchiate di inserire le informazioni in modo coerente con essa.

In questo modo farete risaltere quello che è importante e quello che è marginale e avrete un criterio certo per definire le appartenenze reciproche degli oggetti.

Il risultato, sotto il profilo dell'impatto visuale, è assicurato.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Academic slide

Ecco tanti materiali sulla comunicazione creati e messi a disposizione da Michele Comelli, docente al Politecnico di Milano. C'è anche una parte sulle slide, tratta in parte dal mio libro (ne sono onorato, ovviamente...).

Buona lettura!

Caccia all'errore

Yurij Castelfranchi è un amico. Fisico di formazione, ha continuato al sua carriera come divulgatore scientifico e oggi vive in Brasile e lavora all'Università. Sono andato a trovarlo due anni fa con la mia ragazza e abbiamo passato assieme dei giorni bellissimi.

Detto questo, Yurij è un pessimo "sliderista", e lui lo sa (e ci abbiamo scherzato tanto assieme).  Una volta mi ha mandato, come esempio, le slide del corso che teneva a Trieste sulla divulgazione della scienza. Le slide erano, a loro modo, emblematiche di un certo tipico modo di produzione un po'  "fai da te".

Ne abbiamo discusso un po' e abbiamo continuato ad analizzarle nel tempo. Alla fine queste slide sono diventate un esempio che mostro spesso nei miei corsi.

Oggi ve le rirpopongo, e assieme a loro vi propongo una revisione che ho fatto assieme a Leuca (principalmente l'ha fatta lei, la revisione) per mostrare come è possibile migliorare e rendere più leggibile un prodotto fatto in Poweropint se solo ci si mette un po' di testa e si applicano un po' di standard.

Ora vi invito a fare questo esercizio: quante e quali  modifiche abbiamo fatto nella presentazione originale?

Ecco la presentazione prima della cura, e eccola dopo la cura.

Spero che possa essere utile per capire meglio i meccanismi di produzione ottimale delle presentazioni in generale e di quelle didattico-scientifiche in particolare.

Buona caccia....

Google, pensaci tu...

Alla fiera 2.0 di San Francisco l'AD di Google ha annunciato l'arrivo di un nuovo tool per le presentazioni (Google presenter), che si affiancherà agli altri prodotti di office già online su Google Spreadsheet (la notizia l'ho letta qui).

Eric Schmidt ha anche detto che il prodotto non competerà con Powerpoint dato che, essendo totalmente online, ha meno funzionalità.

Il fatto è che, dal mio punto di vista, questo è un pregio, non un difetto. Sarà forse la volta buona che ci togliamo dalle palle le inutili feature di PPT come le forme 3D, il testo ombreggiato, i template predefiniti e le clipart?