Presentazioni efficaci

Citando il wiki

Che cosa succederebbe se un grupo di persone che lavorano nella scuola si mettesse assieme per costruire manuale collettivo di comunicazione digitale? Ne verrebbe fuori un bel wiki, all'interno del quale poter leggere il manuale. Molto bene fatto.

Ma non solo: scavando dentro al wiki si trovano anche alcuni preziosi suggerimenti sulle presentazioni, come le regole per una diapositiva ben formata (di questa ne riparliamo) o i consigli di stile per orientare una presentazione.

Bravi ragazzi...

Extreme restyling

Così, tanto per giocare, ho scaricato una presentazione sul parlare in pubblico fatta dalla CGIL ligure (la potete scaricare da qui) e ho provato a riveredere una slide in particolare.

Come potrete notare la presentazione ha molti peccati di "ingenuità" sul piano della costruzione: template preformati, uso eccessivo dei colori, tropppo testo, font inadeguati eccetera.

Ecco la slide originale

Ed ecco il mio rifacimento

Come vedete ho fatto due slide, cercando di dividere gli argomenti, ho aggiunto delle immagini, ho tolto alcni elementi inutili, ho uniformato il font e gli ho dato una precisa gerarchia di grandezza e ho fatto una serie ulteriore di aggiutamenti che lascio a voi il compito di individuare.

E' poco più di un gioco, ma spero possa mostrare che le slide migliori tengono sotto controllo degli elementi, e li usamno per migliorare l'impatto complessivo.

A presto

The elevator test

Ricorda un po' la regola dei 20 secondi di cui ho parlato più sotto, ma vale comunque la pena segnalare questi consigli per una buona preparazione di una presetnazione.

By Gerr Raynold

Il project manager si suicida. La lettera finale? Una presentazione in PPT

La notizia è un po' vecchia, ma pensavo valesse la pena di segnalarla. E' successo a Portland due anni fa e per molto tempo ho pensato che fosse uno scherzo. A dire la verità non sono ancora sicuro che sia vero: è troppo incredibilie.

Ma la cosa più incredibile credo sia assistere al suicidio di una persona con un tale senso dell'ironia. E' proprio il caso di dire: seppelliti dalle risate.

Nell'articolo trovate molte delle slide usate dal manager, con tanto di grafici e clip art

Public speaking: the basics

Forse mi ero dimenticato di pubblicare su questo spazio le mie slide sul public speaking (già pubbl icate su slideshare e sull'altro blog). Eccole. 

Ma, già che ci siete, data un'occhiata anche a questa serie di video che  riprendono una lezione dal vivo di Robert Gedaliah (e collaboratori) sul public speaking.

Qui si parla di contatto oculare (the "most important skill"): 

Destro e sinistro

Un'immaigne belllissima (che ho visto per la prima volta sul blog di Catepol) riassume in modo chiaro il modo con il quale funzionano gli emisferi del nostro cervello.

Ora la domanda è: come riuscire, in una presentazione, a tenere conto di entrambi gli aspetti?

Sappiamo che , di default, una presentazione di rivolge alla nostra parte sinistra: il simbolo di questo "stile cognitivo" sono i punti-elenco con i quali spezziamo e strutturiamo i concetti. Dall'altra parte c'è chi, per evitare effetti "soporiferi", condisce le presentazioni di effetti speciali e di colori, assecondando il lavoro dell'emisfero destro.

Va detto che entrambe queste strategie sono sbagliate: nessuna presentazione è efficace senza un lavoro integrato e coordnato su entrambi gli aspetti. Troppi concetti annoiano, e gli effetti speciali fine a se stessi ci lasciano con un pugno di mosche.

Dobbiamo tenere sempre fermo il nostro obiettivo che, in una presentazsione è in genere quello di fornire informazioni (non di divertire, non di di rilassare, non di supire) allo scopo di insegnare, convincere, vendere, permettere a qualcuno di prendere decisioni.

Se teniamo fermo il nostro obiettivo  potremo usare gli strumenti migliori per supprtarlo, integrando concetti ed esempi da una parte e immagini e schemi visuali dall'altra.

Una buona presentazione integra aspetti cognitivi ed aspetti emotivi in un tutto, con lo scopo finale di fornire  informazioni complete. Il fine, insomma, è il più delle volte cognitivi. Il mezzo è di volta in volta, una miscela di aspetti cognitivi ed aspetti emotivi.

Riuscire ad integrare in un tutto questi espatti è il cuore di una strategie vincente.

Gabbie liberatrici

Una presentazione è un oggetto che presenta una serie di informazioni strutturate e disposte in un preciso ordine, sia globale (per tutta la presentazione) sia locale (all'interno della singola slide). Al contrario di una comunicazione fatta in Word le informazione su una slide (come, del resto, nei siti web) partecipano di una dimensione spaziale: il loro senso non è indipendente dal modo con il quale le informazioni sono dispsote nello spazio della slide.

Troppo spesso mi capita di vedere presentazioni nelle quali è assente questa consapevolezza: la disposizione delle informazioni sembra obbedire ad una logica di "sacco da riempire", senza alcuna strategia preliminare:

Non crediate che questa cosa non si noti: il nostro occhio percepisce istantaneamente simmetrie, somiglianze, appartenenze reciproche, gerarchie visuali. E quando non riesce a trovare questi elementi l'impresisone generale è quella di confusione, anche se gli elementi in gioco sono pochi.

Per questo è necessario, (come del resto sa benissimo qualunque grafico, sia tradizionale sia web) costruirre una gabbia grafica ideale nella quale inserire le informazioni. 

Potete dividere la slide in 9 - 12 - 16 parti ideali (Garr Raynolds parla, a questo propostio, della regola del tre) e ogni informazone che inserirete (testo, immagini, grafici, ecc) occuperà una o più porzioni di questi spazi, secondo  una logica rigorosa e riconoscibile.

Questa gabbia non sarà, ovviamente, visibile al vostro pubblico, ma potete stare certi che l'occhio la percepirà nel momento in cui ne farete uso.

Non è necessario che siate precisi al millimetro: è sufficiente che abbiate la consapevolezza di questa divisione ideale e che cerchiate di inserire le informazioni in modo coerente con essa.

In questo modo farete risaltere quello che è importante e quello che è marginale e avrete un criterio certo per definire le appartenenze reciproche degli oggetti.

Il risultato, sotto il profilo dell'impatto visuale, è assicurato.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Academic slide

Ecco tanti materiali sulla comunicazione creati e messi a disposizione da Michele Comelli, docente al Politecnico di Milano. C'è anche una parte sulle slide, tratta in parte dal mio libro (ne sono onorato, ovviamente...).

Buona lettura!

Caccia all'errore

Yurij Castelfranchi è un amico. Fisico di formazione, ha continuato al sua carriera come divulgatore scientifico e oggi vive in Brasile e lavora all'Università. Sono andato a trovarlo due anni fa con la mia ragazza e abbiamo passato assieme dei giorni bellissimi.

Detto questo, Yurij è un pessimo "sliderista", e lui lo sa (e ci abbiamo scherzato tanto assieme).  Una volta mi ha mandato, come esempio, le slide del corso che teneva a Trieste sulla divulgazione della scienza. Le slide erano, a loro modo, emblematiche di un certo tipico modo di produzione un po'  "fai da te".

Ne abbiamo discusso un po' e abbiamo continuato ad analizzarle nel tempo. Alla fine queste slide sono diventate un esempio che mostro spesso nei miei corsi.

Oggi ve le rirpopongo, e assieme a loro vi propongo una revisione che ho fatto assieme a Leuca (principalmente l'ha fatta lei, la revisione) per mostrare come è possibile migliorare e rendere più leggibile un prodotto fatto in Poweropint se solo ci si mette un po' di testa e si applicano un po' di standard.

Ora vi invito a fare questo esercizio: quante e quali  modifiche abbiamo fatto nella presentazione originale?

Ecco la presentazione prima della cura, e eccola dopo la cura.

Spero che possa essere utile per capire meglio i meccanismi di produzione ottimale delle presentazioni in generale e di quelle didattico-scientifiche in particolare.

Buona caccia....

Google, pensaci tu...

Alla fiera 2.0 di San Francisco l'AD di Google ha annunciato l'arrivo di un nuovo tool per le presentazioni (Google presenter), che si affiancherà agli altri prodotti di office già online su Google Spreadsheet (la notizia l'ho letta qui).

Eric Schmidt ha anche detto che il prodotto non competerà con Powerpoint dato che, essendo totalmente online, ha meno funzionalità.

Il fatto è che, dal mio punto di vista, questo è un pregio, non un difetto. Sarà forse la volta buona che ci togliamo dalle palle le inutili feature di PPT come le forme 3D, il testo ombreggiato, i template predefiniti e le clipart?

La regola dei 20 secondi

Spesso, quando lavoravo ad "Alcatraz", la mia vecchia azienda, mi capitava di elaborare progetti piuttosto complicati: c'erano sul tappeto cose come il benchmarking, i fattori critici, la tempistica, i dettagli operativi, gli attori in campo, le strategie di medio termine. E via dicendo.

Ero preparatissimo su tutto, ma quando il capo mi "dava udienza" spesso avevo a disposizone solo un minuto per spiegargli tutto. Che fare? Provare a mostrare le mie 50 slide? Oppure dirgli una sola cosa, quella essenziale, ovvero quella che una volta detta, aumentava l'interesse del mio capo e conseguentemente il mio tempo a disposizione?

In questi casi usavo sempre la seconda strategia: una sola cosa ben detta, ovvero il "succo" di tutto il mio progetto. Quando preparate una presentazione fate sempre questa prova: in quanto tempo riuscite ad esprimere il succo della vostra idea? Io chiamo questa la regola dei "20 secondi".

Certo, probabilmente il vostro progetto è molto articolato, ha richiesto parecchio lavoro di analisi, molte ricerche, tante ore a pensare a che cosa fare e a come farlo. Tutto questo però, alla fine, si concretizzerà in un'idea da proporre al vostro committente.
 
E' Per capire se se la vostra idea "regge" non c'è niente di meglio che domandarsi prima: se dovessi dirla in 20 secondi, che cosa direi? Se non riuscite a trovare una formulazione adatta, probabilmente siete ancora in fase di brainstorming.
 
Se invece ci riuscite, bene quella e "la cosa" che avete da dire (potrebbe essere, che so: "dobbiamo espanderci sul mercato giapponese entro due anni", oppure "dobbiamo aprire un canale internet per fare e-commerce dei nostri prodotti", oppure "dobbiamo acquistare un prodotto di CRM che favorisca la conoscenza mirata dei nostri clienti, oppure "dobbiamo riposizionare il nostro brand per un target più giovane attraverso nuovi prodotti e una serie di campagne  mirate".

Ecco, la vostra idea dovrebbe poter essere formulata anche in questo modo: con una sintetica affermazione (ovviamente gravida di conseguenze...). 

Questa idea, in fondo, è il "cuore" della vostra presentazione. Sarebbe meglio che stesse sempre in una slide a parte.

I font migliori (e i peggiori) per una presentazione

Le slide, come altri media digitali (web, mail) devono essere fruite su schermo. Questa caratteristica offrre delle possibilità, ma inpone anche dei vicoli e delle scelte preliminari.
 
E anche sul tipo di font da utilizzare ci troviamo di fronte ad alcune scelte obbligate: la lettura a distanza e, più in generale, la lettura a video, riducono di molto la leggibilità delle lettere. In questo caso, quindi, come del resto nel caso della scrittura per il web, è necessario usare font adeguati. Tradizionalmente le famiglie di font di dividono in due categorie: "con grazie" e "a bastoni" (qui un approfondimento).

Con grazie:

Senza grazie (o "a bastoni"):

Nel caso di una presentazione è sempre meglio utilizzare caratteri essenziali, ovvero quelli del secondo tipo.  Ottimi quindi l’Arial e il Verdana, pessimi il Times new Roman e tutti i caratteri con  “grazie”.

In particolare l’Arial, essendo più stretto, permette la presenza di testi più lunghi, mentre il Verdana dovrebbe essere riservato per le presentazioni che usano poche frasi ad effetto e che non hanno blocchi di testo di una certa consistenza. Da usare:

E da non usare

A questo riguardo, il font “Comics” merita un discorso a parte. Si tratta di un font molto particolare e scherzoso, e purtroppo molto usato all’interno delle presentazioni per il suo carattere di presunta giocosità. In realtà è un carattere molto impegnativo, che andrebbe usato solo per particolari eventi (feste di bambini, fumetti, ecc) e non applicato a tappeto su tutta una presentazione, magari illustrando argomenti seri e impegnativi.

Certo, Arial e Verdana non sono certo dei font “esplosivi”: proprio per questo mi sento di consigliarli sempre. Quello che vogliamo è che le persone si interessino ai nostri contenuti, non che saltino dalla sedia per i nostri giochi di prestigio.

Per ulteriori approfondimenti sui font consultate l'ottima web guide style. Sotto questo specifico aspetto va bene anche per le slide.

Template e sfondi

Qui ne trovate molti (ma dovete prima registrarvi). Mi raccomando di non esagerare, sapete come la penso...

:-)

 

Commentare, non leggere

In tema con il post precendete vi segnalo un video del berllimbusto-impomatato T.J. Walker. Il messaggio è: "non leggete mai dalla vostre slide". Le persone sono perfettamente in grado di leggerle da sole.  Le slide non andrebbero mai lette, ma commentate e approfndite (guardando la platea, possibilmente).

Powerpoint? Un disastro. E gli studi lo confermano

Alcuni professori di un università australiana hanno condotto degli studi sulla comunicazione con Poweropint scoprendo le ragioni dei ripetuti fallimenti comunicativi che questo strumento aiuta a collezionare. La ragione sta nel fatto che è impossibile seguire contemporaneamente testo parlato e testo scritto .
Cito dalla notizia:

"Il professor Sweller afferma che è giusto e consigliato parlare su un diagramma mostrato con una presentazione spiegando le informazioni in esso presente, mentre è del tutto errato parlare usando le stesse parole che sono state scritte."

La notizia è qui, la fonte invece è qui.

Fare passare l'aria

Lo spazio che utilizziamo su una slide non corrisponde allo spazio della scrittura classico: mentre nello spazio classico della pagina abbiamo una sola dimensione che si dipana come un filo (lo spazio dele righe del testo, una sotto l'altra), lo spazio della slide è uno spazio che vive, come del resto accade in tutti i media digitali, in due dimensioni.

Uno spazio pittorico, insomma, o topologico, che  convive costantemente con la disposizione spaziale degli elementi e con il vuoto. Nessuno leggerà blocchi di testo fitti, anche se formalmente scanditi da punti elenco:

Mentre in una relazione su carta un elenco come quello sopra non darebbbe alcun problema, in una slide questi punti elenco attaccati tra di loro creano uno spiacevole effetto "blocco di testo" e vengono percepiti come un tutt'uno. In genere, un tutt'uno indigeribile.

Per questo è sempre bene "fare passare l'aria" fra i vari punti elenco, occupando entrambe le dimensioni della slide e non solo l'unica dimensione costituita dallo "spazio della scrittura"

Ricordate: non c'è nessuna ragione per mettere i punti uno sotto l'altro di seguito. Fate spazio al vostro testo, scandite con lo spazio i vostri punti elenco, evitate i blocchi compatti, disponete in modo arioso il vostro testo. Farete così spazio anche nella mente dei vostri ascoltatori.

Buoni link sul momento "clou"

Il momento "clou" è quello in cui, di fronte ad una platea, presentiamo le nostre slide. E' in quel momento che si rivela la bontà del nostro lavoro di preparazione del materiale e la bontà dei nostri "skill" comunicativi. Ecco alcuni link sparsi che aiutano ad affrontare nel modo giusto questo momento topico.

• I dieci consigli top di Gerr (eng).
• Sette passi per presentazioni migliori (eng.)
• Consigli per iniziare con il piede giusto (eng.)
• E' la storia, stupido! (eng.)
• Come ottenere una standing ovation (eng.)
• Diventare oratori per alcuni è una questione di ansia (it.)
• 10 consigli per presetnare (eng.)
• Consigli per l'interazione con il pubblico (eng.)
• Come fare una buona presentazione (eng.)

Buona lettura!