Presentazioni efficaci

Il project manager si suicida. La lettera finale? Una presentazione in PPT

La notizia è un po' vecchia, ma pensavo valesse la pena di segnalarla. E' successo a Portland due anni fa e per molto tempo ho pensato che fosse uno scherzo. A dire la verità non sono ancora sicuro che sia vero: è troppo incredibilie.

Ma la cosa più incredibile credo sia assistere al suicidio di una persona con un tale senso dell'ironia. E' proprio il caso di dire: seppelliti dalle risate.

Nell'articolo trovate molte delle slide usate dal manager, con tanto di grafici e clip art

Caccia all'errore

Yurij Castelfranchi è un amico. Fisico di formazione, ha continuato al sua carriera come divulgatore scientifico e oggi vive in Brasile e lavora all'Università. Sono andato a trovarlo due anni fa con la mia ragazza e abbiamo passato assieme dei giorni bellissimi.

Detto questo, Yurij è un pessimo "sliderista", e lui lo sa (e ci abbiamo scherzato tanto assieme).  Una volta mi ha mandato, come esempio, le slide del corso che teneva a Trieste sulla divulgazione della scienza. Le slide erano, a loro modo, emblematiche di un certo tipico modo di produzione un po'  "fai da te".

Ne abbiamo discusso un po' e abbiamo continuato ad analizzarle nel tempo. Alla fine queste slide sono diventate un esempio che mostro spesso nei miei corsi.

Oggi ve le rirpopongo, e assieme a loro vi propongo una revisione che ho fatto assieme a Leuca (principalmente l'ha fatta lei, la revisione) per mostrare come è possibile migliorare e rendere più leggibile un prodotto fatto in Poweropint se solo ci si mette un po' di testa e si applicano un po' di standard.

Ora vi invito a fare questo esercizio: quante e quali  modifiche abbiamo fatto nella presentazione originale?

Ecco la presentazione prima della cura, e eccola dopo la cura.

Spero che possa essere utile per capire meglio i meccanismi di produzione ottimale delle presentazioni in generale e di quelle didattico-scientifiche in particolare.

Buona caccia....

La regola dei 20 secondi

Spesso, quando lavoravo ad "Alcatraz", la mia vecchia azienda, mi capitava di elaborare progetti piuttosto complicati: c'erano sul tappeto cose come il benchmarking, i fattori critici, la tempistica, i dettagli operativi, gli attori in campo, le strategie di medio termine. E via dicendo.

Ero preparatissimo su tutto, ma quando il capo mi "dava udienza" spesso avevo a disposizone solo un minuto per spiegargli tutto. Che fare? Provare a mostrare le mie 50 slide? Oppure dirgli una sola cosa, quella essenziale, ovvero quella che una volta detta, aumentava l'interesse del mio capo e conseguentemente il mio tempo a disposizione?

In questi casi usavo sempre la seconda strategia: una sola cosa ben detta, ovvero il "succo" di tutto il mio progetto. Quando preparate una presentazione fate sempre questa prova: in quanto tempo riuscite ad esprimere il succo della vostra idea? Io chiamo questa la regola dei "20 secondi".

Certo, probabilmente il vostro progetto è molto articolato, ha richiesto parecchio lavoro di analisi, molte ricerche, tante ore a pensare a che cosa fare e a come farlo. Tutto questo però, alla fine, si concretizzerà in un'idea da proporre al vostro committente.
 
E' Per capire se se la vostra idea "regge" non c'è niente di meglio che domandarsi prima: se dovessi dirla in 20 secondi, che cosa direi? Se non riuscite a trovare una formulazione adatta, probabilmente siete ancora in fase di brainstorming.
 
Se invece ci riuscite, bene quella e "la cosa" che avete da dire (potrebbe essere, che so: "dobbiamo espanderci sul mercato giapponese entro due anni", oppure "dobbiamo aprire un canale internet per fare e-commerce dei nostri prodotti", oppure "dobbiamo acquistare un prodotto di CRM che favorisca la conoscenza mirata dei nostri clienti, oppure "dobbiamo riposizionare il nostro brand per un target più giovane attraverso nuovi prodotti e una serie di campagne  mirate".

Ecco, la vostra idea dovrebbe poter essere formulata anche in questo modo: con una sintetica affermazione (ovviamente gravida di conseguenze...). 

Questa idea, in fondo, è il "cuore" della vostra presentazione. Sarebbe meglio che stesse sempre in una slide a parte.

Buone ragioni per raccontare storie

C'è un'esperienza abbastanza frequente che mi capita quando parlo in aula o a convegni: io parlo e parlo e parlo, raccontando di questo e di quello, ma progressivamente vedo che i loro occhi si fanno vuoti e le persone cominciano a fischiettare mentalmente.

A questo punto mi interrompo e comincio a racconare una storia. Parto dicendo cose come:  "Ma lo sapette che cosa è successo una volta che ero in ufficio?" oppure: "l'altro giorno mi chiama un cliente e comincia a dirmi...". ecco: l'attenzione si risveglia, le persone ritrovano il contatto con me, e io con loro. Gli sguardi si rimenttono a fuoco e tutto acquista un'aria più calda e colloquiale.

Le storie sono importanti. Le stoire ci riguardano molto più delle slide. Le storie sono il vero collante del nostro vivere sociale (ascoltate gli MP3 di Paolo Jedlowski a riguardo) .

Ed ecco un bell'articolo sul racccontare storie nelle business presentations....

Titoli efficaci, il primo passo per farsi capire

Una vola una mia allieva, alla fine di una spiegazione, mi ha detto:  "insomma, il succo del sue discorso è riassunto dal titolo della sua slide". Ho guadato la slide alle mie spalle e le ho detto: 2sì è proprio così".

La mia allieva non poteva intuire quanto io fossi contento della sua osservazione, che ho preso come un indiretto complimento alla mia presentazione.

In genere impiego un certo tempo a creare i titoli delle mie slide. E non lo faccio per pignoleria o ossessione, ma perché è fondamentale (come già ribadito qui). La titolatura non è un optional: i titoli sono la prima, o una delle prime cose che viene percepite, servono ad orientarci nell’argomento e rappresentano il primo ingresso cognitivo all’argomento del quale parliamo.

Potete anche considerarla una “prova del nove” della vostra architettura: se riuscite a dare un titolo specifico ad ogni slide vuol dire che la struttura è ben costruita, avete inserito un’informazione specifica in ogni slide, sono state eliminate le ridondanze, le informazioni non sono ambigue.

No quindi alle slide senza titolo, no alle slide con titoli poco significativi o con titoli "segnaposto" che richiamano la presentazione stessa e non la singola informazione presente sulla slide.

Ricordate queste regole:

- il titolo non è un elemento accessorio, ma una componente informativa essenziale e come tale dovrebbe sempre essere presente, in ogni slide

- il titolo serve ad esprimere una tesi specifica: non è un mero “segnaposto” ma condensa una specifica informazione o tesi. Dovrebbe essere diverso per ogni slide. 

- il titolo ha una funzione informativa e di riassunto dei concetti espressi nella slide, pertanto è necessario un certo lavoro redazionale per renderlo adeguato. Inserire titoli troppo generici o criptici è inutile e controproducente (aumenta inutilmente il carico cognitivo di chi ascolta)

- il titolo deve essere accattivante, ma senza esagerare. Troppe fioriture o giochi di prestigio rischiano di non essere capiti da una platea che cerca modestamente di capire ciò che viene detto 

- Il titolo è il testo più grande ed evidente della slide. Dovrebbe avere una dimensione che va da 24 a 28 pt.

Il titolo della slide è quindi informativo ed è la sintesi di quanto espresso nella slide. Deve esserci sempre, non deve essere criptico e non deve essere troppo generico o eccessivamente fiorito (es. doppi sensi).

Per concludere, vi segnalo la presentazione di Tosime dedicata prorpio ai titoli delle slide.

Cambio mestiere? No, cambia slide!

Ieri ho fatto lezione sulle slide ad alcuni simpatici dipendenti che lavorano qui. All'inizio erano molto scettici (anche per via di pregresse lezioni non molto, ehm, adatte) e io ero un po' preoccupato, ma è giusto così: bisogna affrontare queti temi sapendo che le persone hanno "un passato" con le slide.

Alla fine però è andata bene: uno di loro, addirittura, alla fine ha detto, scherzando: "basta, mi licenzio, in questi anni abbiamo sbagliato tutto." Hei, fratello, non hai abagliato mestiere, è solo che le persentazioni richiedono qualche attenzione in più...

Ad ogni modo è sempre bello e divertente vedere come i professionisti si arrangiano con Powerpoint: vengono sempre fuori cose interessanti...  Alla prossima.

Anticipare i contenuti

Oggi, lezione in un master a 15 ragazzi neolaureati. Argomento: la presentazione efficace (e te pareva). Mostro le mie slide e dico loro, fin da subito, che saranno più di 150 (per sette ore di lezione). Ogni slide, peraltro, riporta il numero della slide rapportato al numero totale di slide (tipo: 23/150).  

A un certo punto un'allieva mi chiede se sia veramente opportuno anticipare fin da subito questi numeri. Non spaventerà la platea? Non produrra pericolosi effetti boomerang? La risposta è: decisamente no! In ogni presentazione che si rispetti non ci sono effetti "sorpesa" che non siano stati attentamente pianificati. E la lunghezza della presentazione non rientra mai tra questi. Le persone devono sapere che cosa aspettarsi, devono avere un contesto nel quale orientarsi, devono poter fare i loro conti.

Trasparenza. Patti chari. Condivisione. Tutto quello che non dico è un'incognita pericolosa, innanzitutto per me: qualcuno penserà che le slide sono 17, altri che sono 100, altri che sono 50. E questo non mi fa gioco: scontenterò sicuramente qualcuno. 

La regola allora è: anticipare tutto quello che posso anticipare. Ovvero "bruciare le informazioni". Dobbiamo anticipare subito tutto quello che aiuterà la platea a capire dove e come muoversi. A partire (ma non solo) dalla lunghezza. E' come sul web: non conta tanto se una pagina si apre solo dopo 50 secondi: il vero problema è sapere esattamente quanto ci impiegherà ad aprirsi. E allora è meglio dire: "Si, le slide sono 150: non spaventatevi, andranno via in scioltezza" che nascondersi sotto il tappeto del mistero, perché tutto (t u t t o) si paga alla fine.

Per la cronaca: le slide sono andate veramente in scioltezza, e abbiamo fatto anche tre (dicasi tre) esercizi pratici. 

Il format rivelatore

Il format con il quale costruiamo le nostre presentazioni ha molto a che fare con elementi di cultura organizzativa che, nascosti dietro alle nostre slide, entrano subdolamente in gioco a nostra insaputa mentre creiamo una presentazione. Per  “cultura organizzativa” intendo, esattamente come Clifford Geertz, un dispositivo semiotico: una sorta di "documento agito", non perfettamente esplicitabile, ma che governa implicitamente le nostre scelte. In genere sopiti e invisibili, questi elementi emergono nei momenti di crisi, sotto forma di ansia.

Una volta ho dovuto preparare la presentazione a una mega-dirigente per un meeting di alto livello: il pubblico era composto da altri mega-dirigenti più una attenta selezione della “truppa”. Un classico: si commentano i risultati e si getta uno sguardo sugli obiettivi a venire. Un format conosciuto, che si concretizza, in genere nella selezione/combinazione di alcuni elementi base:

- numeri e tabelle
- grafici
- frasi vaghe e slogan
- immagini “di repertorio” (tipo: saltatore con l’asta)
- punti-elenco
- esposizione neutra
- esclusone del soggetto dall’oggetto del discorso

Insomma, una noia mortale. Quindi, parlo con la dirigente e le do due suggerimenti:

- evita, nelle slide, di mettere numeri, grafici, tabelle, frasi ad effetto e immagini scontate: ogni slide deve contenere una sola parola e una sola immagine, tipo variazioni sullo stesso tema  

- racconta una storia: ripensa a qualche episodio significativo e raccontalo. Qualcosa di vero, che ti appartiene. Non aver paura di divagare, prenditi il tuo tempo: raccoglierai le fila al termine.

La dirigente è affascinata dall’idea e si mette all’opera. In breve tempo elabora la sua storia. Tutto bene, quindi. Solo che, a un certo punto si sente a disagio. Non le basta un’immagine e una foto per slide: lei vuole raccontare che prima eravamo in questa fase e ora dobbiamo arrivare in quest’altra fase e quindi ci vogliono almeno due parole, e due immagini. Poi si accorge che dobbiamo mettere per forza dei punti elenco, però l’immagine vuole lasciarla, ma sullo sfondo.

Ed ecco che il concept, da semplice richiamo evocativo, diventa una versione sbiadita del classico “grafici/tabelle/punti-elenco” Un mescolamento inquietante. Primo errore.

Arriva il girono del meeting e siamo tutti in pista: la dirigente è visibilmente nervosa e la sua ansia cresce sempre di più man mano che si avvicina il suo turno. Poi sale sul palco, e comincia a raccontare la sua storia. La storia era perfetta: personale, emblematica, sentita. Chi non era perfetto era lei: sguardo basso, voce flebile, corpo chiuso su se stesso. Un condannato a morte. Secondo errore.

La presentazione alla fine è andata, ma non è stata certo memorabile. Perché? In fondo l’idea era abbastanza buona e la presentazione era innovativa: avevamo usato alcuni elementi ottimi per catturare l’attenzione in un meeting tradizionale:

- slide senza dati
- elementi visuali inconsueti
- autobiografia
- narrazione

Ma non eravamo andati fino in fondo: le slide erano un “ibrido” e la portata innovativa della “storia” era squalificata dalla stessa narratrice, che in un istante aveva capito che cambiare questi elementi non era solo un diverso modo di dire le stesse cose, ma significava mettersi in gioco completamente e uscire dalla gamma di “mosse” concesse.

Insomma, quando cambiamo il format non stiamo lavorando sui contenuti, ma sul codice. E dobbiamo essere consapevoli di quello che stiamo facendo. E non ci sono mediazioni: o ci stiamo o non ci stiamo.   

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.