Presentazioni efficaci

La mia lezione sulla presentazione efficace con le slide

Dopo un po' di riflessioni (ma neanche tante) ho deciso di pubblicare (e fare scaricare) un estratto della mia lezione-tipo sulla presentazione efficace con le slide, ovvero uno dei miei "cavalli di battaglia" nella mia attività di formatore.

Perché le pubblico? Perché nel tempo questo cavallo si è assai stancato, così come il suo cavaliere. Insomma, questo argomento ha cominciato veramente a nausearmi, e così ho deciso di condividerne almeno una parte, togliendo il più possibile gli esempi che in genere mostro.

Usatele pure, ma ricordate che è sotto licenza Creative Commons, il che non significa: "Fai quel cacchio che ti pare". Ok?

Apologia del minimal

Vi segnalo un altro bell'articolo in italiano, di Ester Liguori, dedicato a Slide ed eccessi comunicativi. Tra l'altro le indicazioni sugli elementi di paratesto sono simili a quelle che ho indicato nel post precedente.

Ecco un (p)assaggio dell'articolo:
"Il desiderio di stupire purtroppo spesso scavalca quello di essere efficaci e senza rendersi conto di ciò che si fa si finisce con lo sfruttare male un buon ausilio comunicativo."

Su questo argomento è interessante anche un vecchio post di Gerr che si ispira ai personaggi di "Guerre stellari".

Preferite le slide di Darth Vader o quelle di Yoda?

Il più è meno, e il meno è più

Un divertente articolo di T.J. Walker che invita a non diventare schiavi di Powerpoint.

Il succo del discorso è condivisibile: un conto è la presentazione completa, ovvero quella che potrete lasciare o spedire per posta, fatta magari di 500 slide, e un conto è la presentazione concreta, fatta per il pubblico, che sarà composta solo dai punti chiave di quella particolare occasione.

In realtà questo è meno un problema di numero di slide che un problema di architettura e strategia. Se avete capito chi è la vostra audience, quali sono i suoi problemi e le sue aspettative specifiche, il vostro intervento sarà sempre e solo una accurata selezione delle cose che potreste dire.

Ricordate che, nelle presentazioni efficaci, il più è meno, e ll meno è più.

 

L'apparato paratestuale per presentazioni complesse

Per quanto si voglia essere creativi, una presentazione è un prodotto assai strutturato; questa caratteristica può trasformarsi in un vantaggio cognitivo per i nostri ascoltatori, purché questa strutturazione sia pensata in modo organico e leggibile. 

Una buona presentazione, quindi, comincia da una buona architettura (ovvero la costruzione della sequenza e la sua organizzazione interna). E una buona architettura è contrassegnata da una serie di elementi "paratestuali" che la rendono leggibile ai nostri lettori/ascoltatori. 

Questo è tanto più vero per le presentazioni complesse, ovvero le presentazioni scientifico/didattiche che possono durare ore e essere composte da decine o centinaia di slide. In questo caso, senza avere una buon apparato di indici e indicatori interni, rischiamo di fare perdere i nostri ascoltatori.

Ogni presentaizone di questo tipo, quimndi, dovrebbe avere un andamento "canonico", simmetrico e facilmente prevedibile, fornendo continui richiami paratestuali al posizionamento interno nella struttura.

Qu sotto è elencato un andamento-tipo:

 

 

In questo modo vi assicurerete un apparato robusto e capace di "imbrigliare" tutti i vostri contenuti.

Peraltro la creaziione di questo apparato rappresenta anche una sorta di prova del nove: se non riuscite a organizzare i contenuti in questo modo e qualche cosa vi "sfugge" (vedi: slide figlie di nessuno) significa che dovete ancora lavorare un po' sui vostri argomenti.

 

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

La regola dei 20 secondi

Spesso, quando lavoravo ad "Alcatraz", la mia vecchia azienda, mi capitava di elaborare progetti piuttosto complicati: c'erano sul tappeto cose come il benchmarking, i fattori critici, la tempistica, i dettagli operativi, gli attori in campo, le strategie di medio termine. E via dicendo.

Ero preparatissimo su tutto, ma quando il capo mi "dava udienza" spesso avevo a disposizone solo un minuto per spiegargli tutto. Che fare? Provare a mostrare le mie 50 slide? Oppure dirgli una sola cosa, quella essenziale, ovvero quella che una volta detta, aumentava l'interesse del mio capo e conseguentemente il mio tempo a disposizione?

In questi casi usavo sempre la seconda strategia: una sola cosa ben detta, ovvero il "succo" di tutto il mio progetto. Quando preparate una presentazione fate sempre questa prova: in quanto tempo riuscite ad esprimere il succo della vostra idea? Io chiamo questa la regola dei "20 secondi".

Certo, probabilmente il vostro progetto è molto articolato, ha richiesto parecchio lavoro di analisi, molte ricerche, tante ore a pensare a che cosa fare e a come farlo. Tutto questo però, alla fine, si concretizzerà in un'idea da proporre al vostro committente.
 
E' Per capire se se la vostra idea "regge" non c'è niente di meglio che domandarsi prima: se dovessi dirla in 20 secondi, che cosa direi? Se non riuscite a trovare una formulazione adatta, probabilmente siete ancora in fase di brainstorming.
 
Se invece ci riuscite, bene quella e "la cosa" che avete da dire (potrebbe essere, che so: "dobbiamo espanderci sul mercato giapponese entro due anni", oppure "dobbiamo aprire un canale internet per fare e-commerce dei nostri prodotti", oppure "dobbiamo acquistare un prodotto di CRM che favorisca la conoscenza mirata dei nostri clienti, oppure "dobbiamo riposizionare il nostro brand per un target più giovane attraverso nuovi prodotti e una serie di campagne  mirate".

Ecco, la vostra idea dovrebbe poter essere formulata anche in questo modo: con una sintetica affermazione (ovviamente gravida di conseguenze...). 

Questa idea, in fondo, è il "cuore" della vostra presentazione. Sarebbe meglio che stesse sempre in una slide a parte.

Non fidatevi dei vostri punti elenco

Quando il testo che dobbiamo posizionare sulla slide è abbastanza lungo e strutturato (ovvero è composto da diversi blocchi -  coerenti - di senso, paralleli tra di loro) spesso ricorriamo ai punti elenco per dividere tra di loro i vari blocchi.

In questo modo il testo viene spaziato e diventa apparentemente più leggibile. Perché dico "apparentemente"? In realtà, anche se il testo è posizionato all'interno dei vari punti resta un testo unidimensonale, vale a dire con un unico livello di lettura possibile: le persone dovranno comunque, per cogliere il senso del testo, leggerlo dall'inizio alla fine.

Per rendere più efficace la slide, in questi casi, è opportuno (quando non indispensabile) associare ad ogni punto un sottotititolo esplicativo, che dia immediatamente la descrizione del testo sottostante. In questo modo otteniamo tre benefici effetti:

1. Creiamo dei punti focali per l'occhio, facilitando un percorso cognitivo di apprendimento
2. Creiamo un doppio livello di lettura, che permette di assimilare i nostri concetti in bocconi digeribili
3. Miglioriamo la leggibilità complessiva e il tempo medio di assimilazione del testo

 

Tutto questo lo facciamo, in questo caso, aggiungendo del testo, e non eliminadolo. sembra paradossale, ma dobbiamo considerare che il testo che aggiungiamo non sta allo stesso livello logico del testo di base.

Questa operazione è, in tutto e per tutto, un'operazione giornalistica: dobbiamo aggiungere sottotitoli efficaci per miglirare la comunicazione. Spesso non ci pensiamo, oppure abbiamo fretta o non ci siamo abituati. E invece dovrebbe essere (più o meno) la norma editoriale per i blocchi di testo "consistenti".

L'effetto positivo è assicurato.

 

Tanto testo? Meglio tre di una sola

Se avete tanto testo nella slide di una presentazione avete un problema. Sopra i 600 caratteri è molto probabile che le persone non leggeranno la slide per nulla. Sopra i 900 caratteri potete stare certi che non la leggeranno.

E allora? La cosa migliore, in questo caso, è dividere il testo su su tre slide (come minimo): in questo modo dividerete meglio i contenuti a livello concettuale e li renderete più omogenei internamente, le slide saranno più leggibili, il testo potrà essere distanziato meglio e potrete anche inserire delle immagini, che sono essenziali per aumentare l'efficacia della presentazione.

Con questa operazione, mi raccomando, provate anche a fare un repulitsti del testo che non serve veramente. Ricodate che una slide non è word.

La quantità non è (mai) un problema

Uno dei falsi problemi che a volte ci poniamo (o che ci vengono posti come vincolo da qualche sapientone di turno) è quello delle poche, pochissime, slide. "Mi raccomando, poche slide", dicono, "Deve stare tutto in tre slide". Ammazza. E perchè mai? A volte mi capita che, in alcuni corsi, mi venga imposto un limite tassativo che, in alcuni casi, diventa uno spartiacque metodologico: se usi tante slide vuol dire che non sai gestire l'aula. Questo poi e *veramente* sbagliato.

L'idea, mutuata da una concezione fordista-taylorista del lavoro è che "tante slide = tanto tempo per le composizione = tanto tempo per la lettura = tanto tempo per la presentazione ". Quanto tempo? Sempre troppo, secondo i parametri di efficienza dei nostri astuti manager. Solo che, tenendo fede a questo assunto, incontriamo un po' di problemi. Perché è ovvio che noi abbiamo delle cose da dire, se no non faremmo le slide. Inoltre i vincoli alla quantità non dovrebbero mai, in questa visione, ledere i contenuti, che invece, di regola, ci dovrebbero esseri tutti. GIusto?
E allora comprimiamo. Questa compresisone ha tre effetti:

1) Aumenta a dismisura il carico cognitivo delle singole slide (aumentando, e non diminuanedo il tempo per leggerle. Il tempo per leggerne una compressa, insomma, e maggiore della somma dei tempi di lettura di due diluite. Provate).

2) Costringe a mettere insieme le mele con le pere. Con il risultato che l'argomento non si chiarifica, ma si complica maggiormente rispetto alla pura esposizone orale.

3) Spinge a trovare soluzioni di formattazione al limite del ridicolo, con visual illeggibili, font microscopici, spazio della slide occupato come un campo profughi libanese.

Alla fine, vediamo che qualche cosa non quadra, e ci chiediamo il perché. E scopriamo, ad esempio, che uno degli effetti collaterali di questa compressione è l'impossibilità di mettere correttamente in evidenza alcuni punti. Nel peggiore dei casi, allora, lavoraremo su questi punti aggiungendo grassetti, frecce, ovali di evidenziazione. Peggiorando il tutto.

Nella mia esperienza ho capito che la quantità di slide non è mai un problema. Useremo le slide che ci servono. Ma rispettando una serie di principi di leggibilità che faciliteranno il lavoro e aiuteranno la lettura e la comprensione. E uno di questi principi è quello di lasciare respirare i concetti, e diluirli in modo granulare all'inerno della presentazione. 15 punti-elenco non hanno senso: vuol dire che non avete diviso bene i vostri concetti. 4 grafici simultanei non hanno senso, perché non abbiamo 8 occhi, e li guardaremo comunque sempre in sequenza. Mi dite che i grafici vanno visti "in simultanea"? allora dovete rifare i vostri grafici. 

Oppure ne "segherete" qualcuno. Sì, perché un altro principio riguarda invece proprio la quantità di contenuti (quell'oggetto intangibile secondo la teoria della "quantità di slide"): se avete preparato la vostra strategia correttamente, presenterete solo una selezione dei contenuti, ovvero quelli adatti a quel tipo di contesto. Ed ecco che, se lascerete da parte la vostra "volontà di potenza" esplicativa concentrandovi sull'essenziale "in quel momento", le vostre slide si ridurranno come per magia.

Non sto dicendo, quindi, che la presentazione deve avere cose gratuite o inutili. Al contrario: l'utilità va misurata continuamente, ma sulla vostra platea, non nella vostra mente. Concentrandovi sulla quantità di slide state in realtà focalizzando solo una parte del problema, perdendo di vista il tutto. Per una presentazione di una gioranta intera io utilizzo, in media, da 100 a 150 slide. E vanno via in scioltezza, credetemi. Ecco un articolo di Gerr sull'argomento.     

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.