Presentazioni efficaci

Apologia del minimal

Vi segnalo un altro bell'articolo in italiano, di Ester Liguori, dedicato a Slide ed eccessi comunicativi. Tra l'altro le indicazioni sugli elementi di paratesto sono simili a quelle che ho indicato nel post precedente.

Ecco un (p)assaggio dell'articolo:
"Il desiderio di stupire purtroppo spesso scavalca quello di essere efficaci e senza rendersi conto di ciò che si fa si finisce con lo sfruttare male un buon ausilio comunicativo."

Su questo argomento è interessante anche un vecchio post di Gerr che si ispira ai personaggi di "Guerre stellari".

Preferite le slide di Darth Vader o quelle di Yoda?

Extreme restyling

Così, tanto per giocare, ho scaricato una presentazione sul parlare in pubblico fatta dalla CGIL ligure (la potete scaricare da qui) e ho provato a riveredere una slide in particolare.

Come potrete notare la presentazione ha molti peccati di "ingenuità" sul piano della costruzione: template preformati, uso eccessivo dei colori, tropppo testo, font inadeguati eccetera.

Ecco la slide originale

Ed ecco il mio rifacimento

Come vedete ho fatto due slide, cercando di dividere gli argomenti, ho aggiunto delle immagini, ho tolto alcni elementi inutili, ho uniformato il font e gli ho dato una precisa gerarchia di grandezza e ho fatto una serie ulteriore di aggiutamenti che lascio a voi il compito di individuare.

E' poco più di un gioco, ma spero possa mostrare che le slide migliori tengono sotto controllo degli elementi, e li usamno per migliorare l'impatto complessivo.

A presto

Gabbie liberatrici

Una presentazione è un oggetto che presenta una serie di informazioni strutturate e disposte in un preciso ordine, sia globale (per tutta la presentazione) sia locale (all'interno della singola slide). Al contrario di una comunicazione fatta in Word le informazione su una slide (come, del resto, nei siti web) partecipano di una dimensione spaziale: il loro senso non è indipendente dal modo con il quale le informazioni sono dispsote nello spazio della slide.

Troppo spesso mi capita di vedere presentazioni nelle quali è assente questa consapevolezza: la disposizione delle informazioni sembra obbedire ad una logica di "sacco da riempire", senza alcuna strategia preliminare:

Non crediate che questa cosa non si noti: il nostro occhio percepisce istantaneamente simmetrie, somiglianze, appartenenze reciproche, gerarchie visuali. E quando non riesce a trovare questi elementi l'impresisone generale è quella di confusione, anche se gli elementi in gioco sono pochi.

Per questo è necessario, (come del resto sa benissimo qualunque grafico, sia tradizionale sia web) costruirre una gabbia grafica ideale nella quale inserire le informazioni. 

Potete dividere la slide in 9 - 12 - 16 parti ideali (Garr Raynolds parla, a questo propostio, della regola del tre) e ogni informazone che inserirete (testo, immagini, grafici, ecc) occuperà una o più porzioni di questi spazi, secondo  una logica rigorosa e riconoscibile.

Questa gabbia non sarà, ovviamente, visibile al vostro pubblico, ma potete stare certi che l'occhio la percepirà nel momento in cui ne farete uso.

Non è necessario che siate precisi al millimetro: è sufficiente che abbiate la consapevolezza di questa divisione ideale e che cerchiate di inserire le informazioni in modo coerente con essa.

In questo modo farete risaltere quello che è importante e quello che è marginale e avrete un criterio certo per definire le appartenenze reciproche degli oggetti.

Il risultato, sotto il profilo dell'impatto visuale, è assicurato.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Copertine: emozioni e pensieri

Spesso mi capita di vedere presentazioni abbastanza buone dal punto di vista dell'architettura e della strategia, ma che scivolano sulla "buccia di banana" della copertina: a volte non viene fatta, oppure viene creata frettolosamente. In genere le persone pensano di più ai loro contenuti, e la copertina rischia così di venir considerata solo alla fine, come un mero accessorio. 

E questo è un errore, per più di un motivo. Una buona copertina, in una presentazione, non è solo un buon biglietto da visita, ma svolge una funziona importante anche dal punto di vista cognitivo. Anticipa i contenuti della presentazione, dà alcune informazoni sull'autore, il luogo, la data, e soprattutto esprime un "concept emozionale" che poi sarà il filo conduttore della presentazione stessa. Insomma, la copertina ha un ruolo emozionale e un ruolo cognitivo allo stesso tempo.

Una volta mi è arrivata una presentazione con una copertina fatta così:

Ok, nessuno metterebbe in dubbio che è una copertina: abbiamo un titolo e un autore. Ma forse si poteva fare qualche cosa di megliio: aggiungere dei sottoargomenti, dare una magigore enfasi ad alcune parole, aggiungere un'immagine rappresentativa dell'argomento. Insomma: fare un po' di editing.

Ecco la mia proposta di revisione

Abbiamo aggiunto dei sottoargomenti che permettano ai destinatari di capire in linea di massima di che cosa si parlerà, abbiamo aggiunto una foto significativa e, ancora, abbiamo miglorato il testo cambiando il font, aggiungendo colori sulle parole chiave e riducendo le dimensioni. E abbiamo usato lo spazio in entrambe le direzioni, e non solo dall'alto veros il basso.

Con una copertina fatta in questo modo l'oratore ha modo di fare una buona e ampia introduzione all'argomento,  facendo una panoramica generale dei contenuti e allineando le aspettative della platea.

Non dimentichiamo che questio ultimi elementi sono essenziali per una buona "ricezione" dei contenuti.

 

Il tormentato rapporto testo-sfondo

Nella scrittura e nella comunicazione digitale, come scrive giustamente Sofia Postai, il colore non costa nulla. Non dobbiamo fare accordi economici con una tipografia per decidere quanti e quali colori useremo: con due colpi di mouse possiamo decidere da soli, e senza fatica, di aggiungere o togliere colori e sfumature.

Ora, il fatto di non dover pagare nessun "dazio" per le nostre scelte non è mai una buona premessa: non ci costringe a riflettere a sufficienza e toglie ogni vincolo alla nostra creatività. Ma la cretività senza vincoli non è creatività. Credo che nella comunicazione digitale (di cui le slide fanno parte, così come le mail e i siti web), l'accento non dovrebbe cadere su "digitale", ma su "comunicazione. E nella comunicazione ci confrontiamo gli altri.

E questo sì che è un bel vincolo. Se consideriamo la leggibilità complessiva di una presentazione con gli occhi di chi la dovrà guardare ci accogiamo subito che non tutte le combinazioni testo-sfondo vanno bene e che ci sono parecchie differenze tra nero-su-bianco e bianco-su-nero. Fortunatamente, il fatto che milioni di persone, oggi, scrivano e comunichino in modo digitale ha creato anche una nuova sensibilità e una serie di studi di usabilità che, anche se nati nello per il web, ci vengono in aiuto.

Uno dei più fortunati è certamente lo studio del dr. Lauren Sharff sulla leggibilità dei font con diverse combinazioni di colori.

Questo studio evidenzia la resa in termini di leggibilità di diverse combianzioni tra testo e sfondo (le barre più alte rappresentano la maggior leggibilità). Credo che il grafico parli da solo: ci sono delle combinazioni che proprio non vanno, e il fatto è legato al modo che ha laretina di mettere a fuoco i diversi colori.

Dal punto di vista delle presentazioni tutto questo ci suggerisce che ci sono alcune combianzioni che proprio non vanno mai usate (es: rosso-verde, blu-rosso), altre che si possono usate con moderazione (es: bianco su nero, bianco su blu) per presentazioni "cool" e altre che dovrebbero invece essere lo standard abituale (ers: nero su bianco, nero su grigio, blu su bianco).

Combianzioni "NO 

Combianzioni "NI"

Combinazione "SI" 

Ecco un articolo di Dave Paradi (tratto da Indezine) che approfondisce il tema dei colori nelle presentazioni.

Ciao

Presentare numeri e quantità

Ne riparleremo: intanto ecco alcuni consigli di formattazione...

Ti vedo e non ti vedo

Fare presentazioni efficaci significa semplificare la vita a noi stessi e al nostro uditorio con contenuti belli, leggibili, semplici e ben strutturati. Non è difficile, ma a volte ci complichiamo la vita inutilmente.

E uno dei fattori di magggiore distrazione è costituito dagli sfondi sfumati delle slide. Il programma ne fornisce in quantità industriale ed è forse questa la ragione del loro utilizzo massiccio, specialmente per i giovani. Certo gli sfondi sfumati sono "cool", ma sono veramente efficaci per i nostri scopi?

Spesso mi capita di vedere presetnazioni belle, ma create con sfondi veramente orribili ed è un peccato, perché basterebbe eliminare le sfumature e tutto 8o quasi) andrebbe a posto.

 Quali sono i problemi degli sfondi sfumati?

1) Leggibilità: ci sarà sempre un punto della slide in cui il testo si legge bene e un altro in cui si legge male o non si legge affatto. Può darsi che in alcune slide questo non succeda, ma è un rischio che è sempre meglio evitare. 

2) Invasività: lo sfondo sfumato prende la scena al posto dei contenuti. Ricordiamoci sempre che lo sfondo non è un contenuto: deve solo aiutarlo ad emergere in modo elegante.

3) puerilità: gli sfondi fatti con uno strumento a bassa risoluzione come PPT tendono a essere grossolani e danno, alla fine l'impresisone di dilettantismo.

Capito, giovane laureando in Scienze della Comunicazione che mi stai leggendo?
:-)  

Quando creiamo la presentazione, dunque, cerchiamo di evitare questa possibilità; scegliamo piuttosto un colore di sfondo uniforme e usiamolo coerentemente per tuta la presentazione. 

Eliminare il rumore

Per rumoere intendiamo tutto quello che disturba la serena acquisizione delle intormazioni e su PPT, tra frecce in 3D e sellette colorate varie, di rumore ne possiamo produrre davvero tanto.

La semplicita paga e se una slide vi sembra un po' "vuota" vuol dire che site sulla strada giusta.

Un bel post sull'argomento di Presentation zen

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.