Presentazioni efficaci

Le regola del 3 per i visual

Sul bellissimo blog Six minutes troviamo una serie di esempi di applicazioni della cosiddetta "regola del tre" nelle presentazioni.

Questa regola è molto usata in fotografia prevede che lo spazio venga preliminarmente diviso in una sere di 9 spazi regolari, all'interno dei quali posizionare in modo sapiente gli elementi.

Usare un Concept per presentazioni d'alto livello

Vi metto a disposizione la mia presentazione dedicata all'intranet identiy e pubblicata ieri su Slideshare.
La presentazione mostra, credo, in modo abbastanza chiaro come utilizzare un concept (ovvero un'idea chiave, un format dominante) all'interno di una presentazione.



In questo caso il concept è legato alla presenza del manichino da pittore, ripreso in vaie situazioni e collegato opportunamente ai diversi concetti della presentazione. Le foto sono scelte tra quelle distribuite sotto creative commons su Flickr, in particolare un bellissimo set di Aldoaldoz.

Va detto che la scelta di utilizzare un concept molto caratterizzato, come in questo caso, è molto adatta a meeting di alto livello, dove il tempo è generalmente poco e la presentazione deve concntrarsi su un solo aspetto.

utilizzarlo in modo coerente e sensato per presentazioni di 4 ore sarebbe, a mio modo di vedere, impossibile, a meno di non utilizzare il concept solo in particolari momenti, ad esempio nei passaggi da un "capitolo" ad un altro.

Che ne dite? Operazione riuscita?

Template gratuiti per ppt

per chi fosse interessato a queste amenità, vi segnalo un sito che offre alcuni template Powerpoint da scaricare gratuitamente: i primi 8 li scaricate direttamente, gli altri vi arrivano per e-mail se vi iscrivete (eh, lo so...).

Ciao

 

Come evitare l'effetto "traghetta d'ascensore"

La nostra memoria fa strani scherzi. Ricorda particolari insignificanti accaduti anni fa, ma magari è incapace di trattenere informazioni che ci sono state date due minuti prima.

La nostra memoria a breve termine è selettiva: taglia tutto quello che non gli serve in modo da liberare RAM e permetterci di seguire meglio un'attività; trattiene le informazioni che gli servono al momento e fa cadere nell'oblio il resto. Leggiamo tutti i giorni la targhetta sull'ascensore ma non sapremmo mai ricordarci quanti chili porta (ricordate la canzone di Elio?)

E' per questo che, quando facciamo una presentazione, ci sono alcuni elementi di contesto che andrebbero ripetuti frequentemente. Una presentazone ha un andamento sequenziale e le persone che seguono questo flusso tendono a dimenticarsi rapidamente che in quel momento sono nel capitolo 1 - sottocapitolo 2.

Le persone non sanno neanche a che punto sono della vostra presentazione, perché non possono vedere il "volume" di slide così come vedono le pagine di un libro.

Insomma, una presentazione che si rispetti (e in specialmento le presentazioni lugnhe) dovrebbe riportare in ogni slide alcune informazuoniu chiave per collocare ogni slide nel suo giusto contesto.

Più o meno le informazino sono queste:

1) Titolo della presentazione
2) Titolo del capitolo
3) Titolo dell'eventuale sottocapitolo
4) Titolo della singola slide (è l'elemento più vistoso)
5) Numero della slingola slide in rapporto al numero totale di slide
6) Eventuale logo (anche se secondo Gerr non è necessario). N.b. Per logo intendo il logo del cliente, non il vostro.
7)  Data - Luogo - Nome relatore

Il layout standard avrà insomma una struttura di questo tipo:

In questo modo sarete sicuri di fornire sempre tutti gli elementi necessari per dare un contesto ai vostri contenuti. E aiutare la memoria dei vostri ascoltatori.

 

Per i fanatici degli sfondi

Ecco qualche risorsa gratuita per trovare sfondi e template per Powerpoint. Su Brainybetty trovate molti template, alcuni dei quali abbastanza carini.

Anche su Powerbacks trovate molti sfondi per le vostre presentazioni.

Ecco infine una terza serie di template gratuiti per Powerpoint: dovrebbero servire, per gli autori, nelle presetnazioni didattiche.

Ricordate di non abusarne, perché non è su quello che si gioca una buona presentazione, capito??

Fate attenzione anche a disabilitare i pop up, perché sono un po' siti un po' aggressivi da questo punto di vista...

 

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Template e sfondi

Qui ne trovate molti (ma dovete prima registrarvi). Mi raccomando di non esagerare, sapete come la penso...

:-)

 

Ti vedo e non ti vedo

Fare presentazioni efficaci significa semplificare la vita a noi stessi e al nostro uditorio con contenuti belli, leggibili, semplici e ben strutturati. Non è difficile, ma a volte ci complichiamo la vita inutilmente.

E uno dei fattori di magggiore distrazione è costituito dagli sfondi sfumati delle slide. Il programma ne fornisce in quantità industriale ed è forse questa la ragione del loro utilizzo massiccio, specialmente per i giovani. Certo gli sfondi sfumati sono "cool", ma sono veramente efficaci per i nostri scopi?

Spesso mi capita di vedere presetnazioni belle, ma create con sfondi veramente orribili ed è un peccato, perché basterebbe eliminare le sfumature e tutto 8o quasi) andrebbe a posto.

 Quali sono i problemi degli sfondi sfumati?

1) Leggibilità: ci sarà sempre un punto della slide in cui il testo si legge bene e un altro in cui si legge male o non si legge affatto. Può darsi che in alcune slide questo non succeda, ma è un rischio che è sempre meglio evitare. 

2) Invasività: lo sfondo sfumato prende la scena al posto dei contenuti. Ricordiamoci sempre che lo sfondo non è un contenuto: deve solo aiutarlo ad emergere in modo elegante.

3) puerilità: gli sfondi fatti con uno strumento a bassa risoluzione come PPT tendono a essere grossolani e danno, alla fine l'impresisone di dilettantismo.

Capito, giovane laureando in Scienze della Comunicazione che mi stai leggendo?
:-)  

Quando creiamo la presentazione, dunque, cerchiamo di evitare questa possibilità; scegliamo piuttosto un colore di sfondo uniforme e usiamolo coerentemente per tuta la presentazione. 

 

 

Conosci te stesso con le slide

Nella  mia esperienza ho potuto vedere slide e presentazoni di tutti i tipi, create da persone molto diverse tra di loro per eseprienza, profesisone, sensibilità. Nell'ammpia casistica che si può riscontrare su questo argomento ci sono però delle costanti, che si manifestano in slide, diciamo così "tipiche".

Ciascun tipo presenta dei problemi ricorrenti e delle ingenuità legate all'uso delloo strumneto. Proviamo a vederle nel dettaglio.

 

Modello: libro di testo
Utitizzatori tipici: insegnanti

E' la tipica slide che tende a replicare le pagine di un libro stampato, con un testo lungo che si snoda per tutta la slide senza interruzioni. E' pnsata come un testo e non come una rappresentazione di un discorso orale, e in genere è possibile solo leggerla e non commentarla. In questo modo si vaniifca lo sforzo fatto per crearla. I problemi tipici sono il troppo testo, le poche immagini, un unico livello di lettura, lo stile del testo non adeguato alla presentazione

 

 

Modello: Brochure pubblicitaria
Utitizzatori tipici: studenti di comunicazione, uomini del Marketing

E' la slide con improbabili sfondi colorati (spesso sfumati), poco testo, tante immagini, e una disposizione "creativa" degli elementi. Generalmente usata da chi in realtà vorrebbbe creare brochure o menifesti, ma è costretto a usare PPT e si arrangia. La platea viene in genee stordita da tutto questo "rumore cognitivo" e comincia a fischiettare mentalmente I problemi tipici sono glistandard poco rigorosi, la scarsa leggibilità, la difficoltà a cogliere "il cuore" informativo, l'eccesso di grafica, le animazioni incontrollate.

 

 

Modello: relazione scientifica
Utitizzatori tipici: Scienziati e ricercatori

E' una slide con molto testo formattato come un libro di testo e l'inserizione di schemi e formule esplicative a corredo. Il modello resta sempre quello della relazione su carta di stampo scientifico. In genere il focus sui concetti e la sostanza tende a ledere l'aspetto comunicativo, che in genere viene poco considerato. Ovviamente è difficile, senza questo livello, fare una buona opera di divulgazione, e la platea si stancherà facilmente. I supoi poroblemi  solo la scarsa leggibilità, il troppo testo, l'eccessiva densità concettuale, il non uso di immagini metaforiche

 

 

Modello: Astronave di vega
Utitizzatori tipici: informatici, ingegneri

E' la slide piena di schemi incomprensibili ai più, che vanno a ofrmare un disegno compicatissimo che, in genere, non viene mai spiegato nel dettaglio. Nel complesso uno sforzo inutile, che viene snobbato dalla platea. In genere viene usata per rappresentare il funzionamento si software o hardware o di piatttaforme. Riesce ad appassionare (ma nenache tanto) solo gli addetti ai lavori. I suoi problemi specifici sono, l'inutlie complicatezza, l'astrattezza eccessiva, lo scarso orientamento ai non addetti ai lavori

 

 

Modello: Campo militare
Utitizzatori tipici: Uomini delle Risorse Umane, Professionisti dell'Organizzazione del lavoro

E' la slide fatta solo di upnti elenco in sequenza, bene ordinati e formattati ma senza alcun elemento al suo interno che permetta di distinguere ed evidenziare elementi particolari. Molto astratta e concettuale, richiede uno sforzo enorme per strutturare i vari punti. La platea ne coglierà, ovviamente, molti meno del 10 per cento. I suoi problemi sono l'eccessiva enfasi sulla struttura a scapito della comunicazione, l'eccessiva densità e l'eccessiva astrattezza.  

 

 

Modello: siamo vincenti
Utitizzatori tipici: uomini di business, venditori

E' una slide piena di elementi grafici, con poco testo e molti colori, tutta orientata a mostrare performance strabilianti. Molto orietnata a stupire, in genere ci riesce poco. Stelle, frecce, grafici in salita e tutto l'appparato spettacolare di PPT viene usato senza risparmiare nulla, in genere con scarso interesse per la platea che vorrebbe capire meglio gli andamenti proposti. I suoi problemi sono l'eccesso di grafica e di effetti speciali, 'l'eccessiva densità, il tono da imbonitore che si respira.

 

 

Modello: sistema hegeliano
Utitizzatori tipici: Consulenti strategici

E' la tipica slide-sistema, bene esemplificata dal classico "freccione", che pretende di racchiudere in un'unica slide tuttie le variabili possibili di un fenomeno. In genere presentata (e venduta) come lo sforzo di sintesi finale per racchiudere in una videata tutto l'Universo. è ovviamente costruita, in genere, forzando i fenomeni che pretende di rappresentare. L'effetto che ottiene, in genere, è quello di suscitare la domanda: si va beh, ma in concreto? I suoi problemi sono l'eccesso di termini tecnici, la grafica eccessiva, la densità concettuale al limite dell'umano.

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.