Presentazioni efficaci

Presentazioni cool (by maestrini)

I maestrini segnalano alcune bellissime presentazioni molto "cool" fatte in giro per la rete.

In particolare quella di Lessing è abbastanza nota e se ne è già parlato molto (potete anche scaricarla da questo indirizzo).

Giustamente Vanz la  indica come un ottimo esempio di lavoro per "sottrazione". E sappiamo che quando qualche cosa non ci torna, in una presentazione, il 90% delle volte è perché dobbiamo togliere e non aggiungere qualche cosa. 

E' vero che non sempre il contesto è adatto a presentazioni così particolari, ma spesso dobbiamo guardare gli estremi per capire l'ordinario.

Lavagna a fogli mobili: la mia coperta di Linus

Chiunque faccia il consulente o il formatore sa quanto sia utile e utilizzata la famosa lavagna a fogli mobili. Per me è una specie di coperta di Linus: senza lavagna a fogli mobili io non comincio mai a parlare in aula. E so che anche per altri è così.

Secondo me la lavagna a fogli mobili è uno strumento capace di creare quella che Etienne Wenger definisce la dialettica tra partecipazione e reificazione: è capace cioè di creare uno strato di sedimenti concettuali maneggaibili attraverso i quali negoziare i significati in un gruppo.

Beh, grazie all'ottimo Presentation zen scopro che ci sono molti siti dedicati a questo strumento ("flip chart" in inglese), come quello di questa società inglese, che ha creato un sito interamente dedicato all'argomento.

Ma anche altre società come la 3M hanno crerato delle pagine apposite (questa e questa).

Altro che slides...Buona lettura.

Le slide di Apollo

Le slide che produce questa società americana sono bellissime (sono lontani e credo non ci possano essere sospetti di pubblicità occulta...-).

Date un'occhiata al loro portfolio: credo troverete molto interessanti gli spunti che vengono proposti (ho una predilezione per questa serie...)

I principi dell'apprendimento multimediale

Richard Mayer è uno psicologo californiano che ha scirtto un articolo importante sulle modalità di apprendimento negli ambienti multimediali.

Questo articolo è molto utilizzato da chi si occupa di e-learning, perché stabilisce alcuni principi, basati su ricerche sperimentali, sulla base dei quali è possibile regolarsi per l'erogazione dei contenuti audio-video-testuali.

Marco Coinu ne propone una sintesi in italiano, pubblicata sul portale Elearnngtouch.

Vale la pena di riportare una sintesi dei principi, perché hanno molto a che vedere anche con il tema delle presentaizoni con le slide

(Leggi: non mettere musica in sottofondo sulle slide mente parlate - Non parlate alla paltea mentre mostrate i viedo)

(Leggi: nella presentazione siete voi che palrate i protagonisti, non le vostre slide, che restano soloun supporto all'esposizone orale)

Principio di rindondanza (Rendundancy Principle): i discenti imparano meglio da animazioni e narrazioni parlate, piuttosto che da animazioni, narrazioni parlate e testo scritto, se le informazioni visive sono presentate insieme alle informazioni verbali;

(leggi: accompagnate smepre il vostro testo con immagini rappresetnative)

(leggi: accomagnate sempre il testo con immagini, e posizionateli in modo che si appartengano reciprocamente sulla slide)

(leggi: Accomagnate il vostro dicorso con immagini sincornizzate sulla slide)

(Leggi: cercate di togliere e non di aggiungere sulle vostre sldie)

Un grazie a Marco Coinu per il suo lavoro

Spazio e tempo in PPT

Powerpoint può essere molto efficace, a patto che rispettiamo le sue specifiche caratteristiche di media. In particolare, ogni media ha un suo specifico rapporto con lo spazio e con il tempo. Possiamo dire che l'ascolto della musica si svolga nel tempo; ma anche la lettura di un libro, se ci riflettiamo bene, è prevalentemente un processo temporale, se consideriamo lo spazio della scrittura solo come una linea che si snoda e ripropduce il discroso orale.

Un sito web, al contrario, è un oggetto più spaziale che temporale (come ha ben rilevato Bolter nel suo "lo spazio dello scrivere").

Sono solo degli esempi. E Powerpoint? Powerpoint ha la singolare caratteristica di sfruttare la temporalità a livello globale (dell'intera presentazione), proprio come un discorso orale (frammenti che si snodano nel tempo, in un'unica direzione), mentre è un oggetto altamente "spaziale" al livello locale ( di singola slide).

Le migliori presentazioni tengono conto di questa peculiarità del media e la usano a proprio vantaggio, ovvvero:

1) Pochi frammenti di informazione per ogni slide (temporalità)
2) Disposizzione significativa degli elementi testuali e grafici per fare rislatare i reciproci rapporti specifici (spazialità).

Ecco perché se scriviamo le slide come se stessimo scrivendo un libro la cosa non funzionerà. Anche se i contenuti sono magnifici e interessanti. Sulla carta.

Destro e sinistro

Un'immaigne belllissima (che ho visto per la prima volta sul blog di Catepol) riassume in modo chiaro il modo con il quale funzionano gli emisferi del nostro cervello.

Ora la domanda è: come riuscire, in una presentazione, a tenere conto di entrambi gli aspetti?

Sappiamo che , di default, una presentazione di rivolge alla nostra parte sinistra: il simbolo di questo "stile cognitivo" sono i punti-elenco con i quali spezziamo e strutturiamo i concetti. Dall'altra parte c'è chi, per evitare effetti "soporiferi", condisce le presentazioni di effetti speciali e di colori, assecondando il lavoro dell'emisfero destro.

Va detto che entrambe queste strategie sono sbagliate: nessuna presentazione è efficace senza un lavoro integrato e coordnato su entrambi gli aspetti. Troppi concetti annoiano, e gli effetti speciali fine a se stessi ci lasciano con un pugno di mosche.

Dobbiamo tenere sempre fermo il nostro obiettivo che, in una presentazsione è in genere quello di fornire informazioni (non di divertire, non di di rilassare, non di supire) allo scopo di insegnare, convincere, vendere, permettere a qualcuno di prendere decisioni.

Se teniamo fermo il nostro obiettivo  potremo usare gli strumenti migliori per supprtarlo, integrando concetti ed esempi da una parte e immagini e schemi visuali dall'altra.

Una buona presentazione integra aspetti cognitivi ed aspetti emotivi in un tutto, con lo scopo finale di fornire  informazioni complete. Il fine, insomma, è il più delle volte cognitivi. Il mezzo è di volta in volta, una miscela di aspetti cognitivi ed aspetti emotivi.

Riuscire ad integrare in un tutto questi espatti è il cuore di una strategie vincente.

Gabbie liberatrici

Una presentazione è un oggetto che presenta una serie di informazioni strutturate e disposte in un preciso ordine, sia globale (per tutta la presentazione) sia locale (all'interno della singola slide). Al contrario di una comunicazione fatta in Word le informazione su una slide (come, del resto, nei siti web) partecipano di una dimensione spaziale: il loro senso non è indipendente dal modo con il quale le informazioni sono dispsote nello spazio della slide.

Troppo spesso mi capita di vedere presentazioni nelle quali è assente questa consapevolezza: la disposizione delle informazioni sembra obbedire ad una logica di "sacco da riempire", senza alcuna strategia preliminare:

Non crediate che questa cosa non si noti: il nostro occhio percepisce istantaneamente simmetrie, somiglianze, appartenenze reciproche, gerarchie visuali. E quando non riesce a trovare questi elementi l'impresisone generale è quella di confusione, anche se gli elementi in gioco sono pochi.

Per questo è necessario, (come del resto sa benissimo qualunque grafico, sia tradizionale sia web) costruirre una gabbia grafica ideale nella quale inserire le informazioni. 

Potete dividere la slide in 9 - 12 - 16 parti ideali (Garr Raynolds parla, a questo propostio, della regola del tre) e ogni informazone che inserirete (testo, immagini, grafici, ecc) occuperà una o più porzioni di questi spazi, secondo  una logica rigorosa e riconoscibile.

Questa gabbia non sarà, ovviamente, visibile al vostro pubblico, ma potete stare certi che l'occhio la percepirà nel momento in cui ne farete uso.

Non è necessario che siate precisi al millimetro: è sufficiente che abbiate la consapevolezza di questa divisione ideale e che cerchiate di inserire le informazioni in modo coerente con essa.

In questo modo farete risaltere quello che è importante e quello che è marginale e avrete un criterio certo per definire le appartenenze reciproche degli oggetti.

Il risultato, sotto il profilo dell'impatto visuale, è assicurato.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Fare passare l'aria

Lo spazio che utilizziamo su una slide non corrisponde allo spazio della scrittura classico: mentre nello spazio classico della pagina abbiamo una sola dimensione che si dipana come un filo (lo spazio dele righe del testo, una sotto l'altra), lo spazio della slide è uno spazio che vive, come del resto accade in tutti i media digitali, in due dimensioni.

Uno spazio pittorico, insomma, o topologico, che  convive costantemente con la disposizione spaziale degli elementi e con il vuoto. Nessuno leggerà blocchi di testo fitti, anche se formalmente scanditi da punti elenco:

Mentre in una relazione su carta un elenco come quello sopra non darebbbe alcun problema, in una slide questi punti elenco attaccati tra di loro creano uno spiacevole effetto "blocco di testo" e vengono percepiti come un tutt'uno. In genere, un tutt'uno indigeribile.

Per questo è sempre bene "fare passare l'aria" fra i vari punti elenco, occupando entrambe le dimensioni della slide e non solo l'unica dimensione costituita dallo "spazio della scrittura"

Ricordate: non c'è nessuna ragione per mettere i punti uno sotto l'altro di seguito. Fate spazio al vostro testo, scandite con lo spazio i vostri punti elenco, evitate i blocchi compatti, disponete in modo arioso il vostro testo. Farete così spazio anche nella mente dei vostri ascoltatori.

Visualizzazioni creative

Questo sì che è un modo nuovo di visualizzare l'andamento di variabili complesse.

Sul blog di De Biase la segnalazione (a cui sono arrivato da qui) e il link video dell' inventore.  

Tenete fuori le parole

Ok, riconosco che T.J Walker si presenta veramente come un bellimbusto impomatato, ma resta il fatto che quello che dice è forte. E vero. Ha cominciato a mettere i suoi video su You tube, parlando di presentazioni efficaci e di Powerpoint.

In questo video racconta come rendere efficace una presentazione usando le immagini. Il suo consiglio è un po' drastico: eliminate tutte le parole e fate vedere solo immagini. Riconosco che non è sempre possibile e credo non sia neanche sempre indicato, ma la suggestione merita una riflesisone.

Se ci pensiamo, in fondo, in una presentazione anche le nostre parole diventano un po' delle immagini, ad esempio condividono con esse l'impatto visivo legato alla spazialità.
Ecco il video: 

E questo è il suo blog.

Classici o barocchi? La deriva di senso della grafica

Scrivere un testo e circondarlo con un rettangolo colorato. Inserire una freccia riempirla con una sfumatura. Descrivere un processo con un freccione che occupa mezza slide. Usare dei punti-elenco a forma di pollice alzato. Inserire oggetti tridimensionali. Scrivere i testi con ombreggiature chiassose. Inserire forme geometriche in rilievo. Son tutti esempi di uso della grafica in Powerpoint. 

Quando usiamo la grafica siamo costantemente alle prese con un dilemma: usare o no le possibilità fantasmagoriche di Powerpoint? Lasciarsi andare o no all'orgia di effetti grafici consentiti dal programma? Essere classici o barocchi? In fondo che male può fare una freeccina tutta colorata? Perché vietarsi le ombreggiature? E i miei poveri testi, che fine faranno senza il protettivo conforto di un bel rettangolone?

La risposta è: usateli solo se servono veramente. E quando servono?  Quando danno un valore aggiunto sul piano cognitivo. In una slide la grafica ha un ruolo importante, ma non spettacolare. Serve, si, ma solo per spiegarci meglio. E allora e meglio essere "classici", piuttosto che cedere ai tanti barocchismi inutili che ci attraversano la strada.

Considerate che, in una presentazione, state comunicando in una specia di Grande Conversazione con la vostra platea. Il che significa che state obbedendo, che lo vogliate o meno, a un principio di cooperazione  (Paul Grice).

In base a tale principio ogni vostro atto di comunicazione sarà preso dal vostro interlocutore come vero, pertinente, adeguato al contesto. E quando il vostro interlocutore non troverà più un senso adeguato in quello che comunicate comincerà a fare inferenze per ristabilirlo.

Questo fenomeno, noto come implicatura conversazionale, si tradurrà per i vostri ascoltatori in una serie di domande: il rettangolo forse è stato usato perché voleva dirmi che...

Insomma, se non c'è un senso, state certi che la vostra platea troverà il modo di attribuiglene uno. Ma il risultato di queste inferenze potrebbe sorprendervi.

Usate la grafica, ma solo per quello che vi serve Usatela per evidenziare, per focalizzare, per chiarire, per esemplificare, per dare metafore adeguate. Ma eliminate tutto il resto.  Cercate di limitare, e non di amplificare le implicature conversazionali: ne guadagnerà il vostro messaggio.

I tre usi delle immagini

Come si sottolinea da più parti, (ad esempio qui oppure qui) le immagini, in una presentazione, sono strategiche: aumentano l'attenzione e migliorano l'efficacia del messaggio, perché riescono a coinvolgere un numero maggiore di facoltà cognitive. Solo che, per renderle efficaci, dobbiamo essere consapevoli del loro ruolo specifico all'interno del progetto: non basta dire: "aggiungiamo qualche visual" per ottenere l'effetto voluto. Le immagini sono un ottimo alleato, ma devono essere usate all'interno di una strategia. Possiamo distinguere tre usi ben precisi delle immagini:

- Suggestione evocativa
- Metafora concettuale
- Esempio concreto

L'immagine di un'altalena può essere una suggestione che evoca il gioco e la libertà, una metafora dell'andamento oscillante del mercato, un esempio di che cosa fare quando sei al parco giochi con i pargoletti. L'immagine di una antica cartina di Milano potrebbe rappresentare un elemento decorativo in una presentazione che parla di architettura dell'informazione, (magari associando una cartina diversa ad ogni slide), oppure potrebbe essere una metafora del linguaggio naturale o, ancora, essere un esempio di urbanistica antica. Sono tre usi molto diversi tra di loro.

Le suggestioni evocative sono ottime nelle presentazioni di alto livello (meeting, convention), perché alleggeriscono il discorso, tendono a coinvolgere e sono un supporto emozionale per un discorso orale che non si serve in senso stretto delle slide. In questo senso c'è molta libertà di scelta.

Le metafore concettuali sono ottime per le presentazioni persuasive e di business, perché permettono una comprensione immediata dei concetti abbreviando i tempi cogntivi. Ma vanno scelte attentamente, per evitare di mandare  fuori strada la platea.

Infine, gli esempi concreti sono essenziali nelle presentazioni didattiche e tecnico-operative, insomma nelle presentazioni dove dobbiamo spiegare e insegnare qualche cosa. Sono ovviamente immagini molto attinenti con l'oggetto della presentazione.

Se tenete fede a questa tripartizione di usi sarete sicuri che la vostra platea non si disorienterà. Quello che invece andrebbe evitato come la peste è di mescolare gli usi, inserendo immagini evocative, metafore ed esempi nella sterssa presentazone.

Non importa se le immagini sono bellissime: quello che conta è che la strategia con la quale le utilizziamo sia ben definita a monte.

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.