Presentazioni efficaci

Spazio e tempo in PPT

Powerpoint può essere molto efficace, a patto che rispettiamo le sue specifiche caratteristiche di media. In particolare, ogni media ha un suo specifico rapporto con lo spazio e con il tempo. Possiamo dire che l'ascolto della musica si svolga nel tempo; ma anche la lettura di un libro, se ci riflettiamo bene, è prevalentemente un processo temporale, se consideriamo lo spazio della scrittura solo come una linea che si snoda e ripropduce il discroso orale.

Un sito web, al contrario, è un oggetto più spaziale che temporale (come ha ben rilevato Bolter nel suo "lo spazio dello scrivere").

Sono solo degli esempi. E Powerpoint? Powerpoint ha la singolare caratteristica di sfruttare la temporalità a livello globale (dell'intera presentazione), proprio come un discorso orale (frammenti che si snodano nel tempo, in un'unica direzione), mentre è un oggetto altamente "spaziale" al livello locale ( di singola slide).

Le migliori presentazioni tengono conto di questa peculiarità del media e la usano a proprio vantaggio, ovvvero:

1) Pochi frammenti di informazione per ogni slide (temporalità)
2) Disposizzione significativa degli elementi testuali e grafici per fare rislatare i reciproci rapporti specifici (spazialità).

Ecco perché se scriviamo le slide come se stessimo scrivendo un libro la cosa non funzionerà. Anche se i contenuti sono magnifici e interessanti. Sulla carta.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

I font migliori (e i peggiori) per una presentazione

Le slide, come altri media digitali (web, mail) devono essere fruite su schermo. Questa caratteristica offrre delle possibilità, ma inpone anche dei vicoli e delle scelte preliminari.
 
E anche sul tipo di font da utilizzare ci troviamo di fronte ad alcune scelte obbligate: la lettura a distanza e, più in generale, la lettura a video, riducono di molto la leggibilità delle lettere. In questo caso, quindi, come del resto nel caso della scrittura per il web, è necessario usare font adeguati. Tradizionalmente le famiglie di font di dividono in due categorie: "con grazie" e "a bastoni" (qui un approfondimento).

Con grazie:

Senza grazie (o "a bastoni"):

Nel caso di una presentazione è sempre meglio utilizzare caratteri essenziali, ovvero quelli del secondo tipo.  Ottimi quindi l’Arial e il Verdana, pessimi il Times new Roman e tutti i caratteri con  “grazie”.

In particolare l’Arial, essendo più stretto, permette la presenza di testi più lunghi, mentre il Verdana dovrebbe essere riservato per le presentazioni che usano poche frasi ad effetto e che non hanno blocchi di testo di una certa consistenza. Da usare:

E da non usare

A questo riguardo, il font “Comics” merita un discorso a parte. Si tratta di un font molto particolare e scherzoso, e purtroppo molto usato all’interno delle presentazioni per il suo carattere di presunta giocosità. In realtà è un carattere molto impegnativo, che andrebbe usato solo per particolari eventi (feste di bambini, fumetti, ecc) e non applicato a tappeto su tutta una presentazione, magari illustrando argomenti seri e impegnativi.

Certo, Arial e Verdana non sono certo dei font “esplosivi”: proprio per questo mi sento di consigliarli sempre. Quello che vogliamo è che le persone si interessino ai nostri contenuti, non che saltino dalla sedia per i nostri giochi di prestigio.

Per ulteriori approfondimenti sui font consultate l'ottima web guide style. Sotto questo specifico aspetto va bene anche per le slide.

Fare passare l'aria

Lo spazio che utilizziamo su una slide non corrisponde allo spazio della scrittura classico: mentre nello spazio classico della pagina abbiamo una sola dimensione che si dipana come un filo (lo spazio dele righe del testo, una sotto l'altra), lo spazio della slide è uno spazio che vive, come del resto accade in tutti i media digitali, in due dimensioni.

Uno spazio pittorico, insomma, o topologico, che  convive costantemente con la disposizione spaziale degli elementi e con il vuoto. Nessuno leggerà blocchi di testo fitti, anche se formalmente scanditi da punti elenco:

Mentre in una relazione su carta un elenco come quello sopra non darebbbe alcun problema, in una slide questi punti elenco attaccati tra di loro creano uno spiacevole effetto "blocco di testo" e vengono percepiti come un tutt'uno. In genere, un tutt'uno indigeribile.

Per questo è sempre bene "fare passare l'aria" fra i vari punti elenco, occupando entrambe le dimensioni della slide e non solo l'unica dimensione costituita dallo "spazio della scrittura"

Ricordate: non c'è nessuna ragione per mettere i punti uno sotto l'altro di seguito. Fate spazio al vostro testo, scandite con lo spazio i vostri punti elenco, evitate i blocchi compatti, disponete in modo arioso il vostro testo. Farete così spazio anche nella mente dei vostri ascoltatori.

Titoli efficaci, il primo passo per farsi capire

Una vola una mia allieva, alla fine di una spiegazione, mi ha detto:  "insomma, il succo del sue discorso è riassunto dal titolo della sua slide". Ho guadato la slide alle mie spalle e le ho detto: 2sì è proprio così".

La mia allieva non poteva intuire quanto io fossi contento della sua osservazione, che ho preso come un indiretto complimento alla mia presentazione.

In genere impiego un certo tempo a creare i titoli delle mie slide. E non lo faccio per pignoleria o ossessione, ma perché è fondamentale (come già ribadito qui). La titolatura non è un optional: i titoli sono la prima, o una delle prime cose che viene percepite, servono ad orientarci nell’argomento e rappresentano il primo ingresso cognitivo all’argomento del quale parliamo.

Potete anche considerarla una “prova del nove” della vostra architettura: se riuscite a dare un titolo specifico ad ogni slide vuol dire che la struttura è ben costruita, avete inserito un’informazione specifica in ogni slide, sono state eliminate le ridondanze, le informazioni non sono ambigue.

No quindi alle slide senza titolo, no alle slide con titoli poco significativi o con titoli "segnaposto" che richiamano la presentazione stessa e non la singola informazione presente sulla slide.

Ricordate queste regole:

- il titolo non è un elemento accessorio, ma una componente informativa essenziale e come tale dovrebbe sempre essere presente, in ogni slide

- il titolo serve ad esprimere una tesi specifica: non è un mero “segnaposto” ma condensa una specifica informazione o tesi. Dovrebbe essere diverso per ogni slide. 

- il titolo ha una funzione informativa e di riassunto dei concetti espressi nella slide, pertanto è necessario un certo lavoro redazionale per renderlo adeguato. Inserire titoli troppo generici o criptici è inutile e controproducente (aumenta inutilmente il carico cognitivo di chi ascolta)

- il titolo deve essere accattivante, ma senza esagerare. Troppe fioriture o giochi di prestigio rischiano di non essere capiti da una platea che cerca modestamente di capire ciò che viene detto 

- Il titolo è il testo più grande ed evidente della slide. Dovrebbe avere una dimensione che va da 24 a 28 pt.

Il titolo della slide è quindi informativo ed è la sintesi di quanto espresso nella slide. Deve esserci sempre, non deve essere criptico e non deve essere troppo generico o eccessivamente fiorito (es. doppi sensi).

Per concludere, vi segnalo la presentazione di Tosime dedicata prorpio ai titoli delle slide.

Il tormentato rapporto testo-sfondo

Nella scrittura e nella comunicazione digitale, come scrive giustamente Sofia Postai, il colore non costa nulla. Non dobbiamo fare accordi economici con una tipografia per decidere quanti e quali colori useremo: con due colpi di mouse possiamo decidere da soli, e senza fatica, di aggiungere o togliere colori e sfumature.

Ora, il fatto di non dover pagare nessun "dazio" per le nostre scelte non è mai una buona premessa: non ci costringe a riflettere a sufficienza e toglie ogni vincolo alla nostra creatività. Ma la cretività senza vincoli non è creatività. Credo che nella comunicazione digitale (di cui le slide fanno parte, così come le mail e i siti web), l'accento non dovrebbe cadere su "digitale", ma su "comunicazione. E nella comunicazione ci confrontiamo gli altri.

E questo sì che è un bel vincolo. Se consideriamo la leggibilità complessiva di una presentazione con gli occhi di chi la dovrà guardare ci accogiamo subito che non tutte le combinazioni testo-sfondo vanno bene e che ci sono parecchie differenze tra nero-su-bianco e bianco-su-nero. Fortunatamente, il fatto che milioni di persone, oggi, scrivano e comunichino in modo digitale ha creato anche una nuova sensibilità e una serie di studi di usabilità che, anche se nati nello per il web, ci vengono in aiuto.

Uno dei più fortunati è certamente lo studio del dr. Lauren Sharff sulla leggibilità dei font con diverse combinazioni di colori.

Questo studio evidenzia la resa in termini di leggibilità di diverse combianzioni tra testo e sfondo (le barre più alte rappresentano la maggior leggibilità). Credo che il grafico parli da solo: ci sono delle combinazioni che proprio non vanno, e il fatto è legato al modo che ha laretina di mettere a fuoco i diversi colori.

Dal punto di vista delle presentazioni tutto questo ci suggerisce che ci sono alcune combianzioni che proprio non vanno mai usate (es: rosso-verde, blu-rosso), altre che si possono usate con moderazione (es: bianco su nero, bianco su blu) per presentazioni "cool" e altre che dovrebbero invece essere lo standard abituale (ers: nero su bianco, nero su grigio, blu su bianco).

Combianzioni "NO 

Combianzioni "NI"

Combinazione "SI" 

Ecco un articolo di Dave Paradi (tratto da Indezine) che approfondisce il tema dei colori nelle presentazioni.

Ciao

Non fidatevi dei vostri punti elenco

Quando il testo che dobbiamo posizionare sulla slide è abbastanza lungo e strutturato (ovvero è composto da diversi blocchi -  coerenti - di senso, paralleli tra di loro) spesso ricorriamo ai punti elenco per dividere tra di loro i vari blocchi.

In questo modo il testo viene spaziato e diventa apparentemente più leggibile. Perché dico "apparentemente"? In realtà, anche se il testo è posizionato all'interno dei vari punti resta un testo unidimensonale, vale a dire con un unico livello di lettura possibile: le persone dovranno comunque, per cogliere il senso del testo, leggerlo dall'inizio alla fine.

Per rendere più efficace la slide, in questi casi, è opportuno (quando non indispensabile) associare ad ogni punto un sottotititolo esplicativo, che dia immediatamente la descrizione del testo sottostante. In questo modo otteniamo tre benefici effetti:

1. Creiamo dei punti focali per l'occhio, facilitando un percorso cognitivo di apprendimento
2. Creiamo un doppio livello di lettura, che permette di assimilare i nostri concetti in bocconi digeribili
3. Miglioriamo la leggibilità complessiva e il tempo medio di assimilazione del testo

Tutto questo lo facciamo, in questo caso, aggiungendo del testo, e non eliminadolo. sembra paradossale, ma dobbiamo considerare che il testo che aggiungiamo non sta allo stesso livello logico del testo di base.

Questa operazione è, in tutto e per tutto, un'operazione giornalistica: dobbiamo aggiungere sottotitoli efficaci per miglirare la comunicazione. Spesso non ci pensiamo, oppure abbiamo fretta o non ci siamo abituati. E invece dovrebbe essere (più o meno) la norma editoriale per i blocchi di testo "consistenti".

L'effetto positivo è assicurato.

Tanto testo? Meglio tre di una sola

Se avete tanto testo nella slide di una presentazione avete un problema. Sopra i 600 caratteri è molto probabile che le persone non leggeranno la slide per nulla. Sopra i 900 caratteri potete stare certi che non la leggeranno.

E allora? La cosa migliore, in questo caso, è dividere il testo su su tre slide (come minimo): in questo modo dividerete meglio i contenuti a livello concettuale e li renderete più omogenei internamente, le slide saranno più leggibili, il testo potrà essere distanziato meglio e potrete anche inserire delle immagini, che sono essenziali per aumentare l'efficacia della presentazione.

Con questa operazione, mi raccomando, provate anche a fare un repulitsti del testo che non serve veramente. Ricodate che una slide non è word.

L'importanza dei titoli nelle presentazioni

Una cosa che vado dicendo da tempo e che oggi trova riscontro nella ricerca empirica...

10 regole per la formattazione dei testi

Il testo su slide è un testo particolare, molto legato alla grafica e alla disposizione degli altri elementi nello spazio. Questa non è una novità nel campo dei nuovi media: quello che cambia è solo l'importanza relativa e il peso che assumono questi aspetti su slide.

La prima mossa per farsi leggere è quella di formattare adeguatamente il testo: ecco alcune semplici regole. Stiamo parlando solo di formattazione e non di composizione. Di quella ne parlelremo un'altra volta.

Ciao

Gerarchia dei testi. Il testo su slide è fatto di titoli, sottotitoli, testi, didascalie. Rispettate una gerarchia nella grandezza dei font di questi elementi, in modo che siano subito riconoscibili. Il range delle grandezze va da 10 (didascalie) a 28 (titolo presentazione). Cercate di non superare questo range.

Grandezza adeguata dei testi. I testi non devono essere né troppo grandi (tipo "Siamo al mercato") né troppo piccoli (tipo "clausola assicurativa"). La grandezza giusta è, mediamente, 14-16 pt.

Font a bastoni. Come sul web, il testo su slide è un testo che si fruisce a video. Usate quindi i caratteri a bastoni, come l'arial o il verdana, ed evitate i cartteri con le grazie, come il Times New. Roman.
 
Allineamento a sinistra. Nei tsti lunghi, allineate il testo a simistra e non al centro o giustificato: migliorerà la leggibilità complessiva.

Evitate abbellimenti. Non ombreggiate il testo, ed evitate di circondarlo con ovali o altre forme grafiche, se questo non ha uno scopo cognitivo preciso.

Evitate di usare il maiuscolo e il corsivo. Si leggono male  e sono brutti.

Spezzate il testo. Il testo su slide è fatto di frasi. Non di paragrafi, non di articoli. Di frasi. Spezzate il vostro testo in blocchi di massimo tre righe, costituite da una frase o poco più.

Parole-chiave. Usate il grassetto per evidenziare, in ogni frase, una parola-chiave che sia il "cuore" della frase stessa.

Spaziate i testi tra loro. Usate lo spazio per contrassegnare le appartenenze dei vari testi. Evitate lunghe liste uniformi. Introducente degli spazi per segnare i rispettivi territori di appartenenza.

Siate simmetrici. Fate in modo che i vostri testi conservino una simmetria complessiva come lunghezza, presenza di parole-chiave, ecc.

Usare meno spazio, usarlo meglio

La parte centrale di una slide, quella dove in genere si inseriscono i contenuti, è uno spazio di circa 25 centrimetri di lunghezza. Se ci pensate, è una lunghezza considerevole, specialmente per i testi: in quasi nessuna occasione, (giornali, libri, web, mail) ci capita infatti di leggere testi che si espandono così tanto. E il motivo è semplice: se le righe di testo sono troppo lunghe l'occhio farà molta più fatica a seguirle il filo. Provate. 

Ora, capita che la possibilità tecnica di tutto questo spazio, unita alla contemporanea necessità di "dire tutto il possibile" spinga a creare caselle di testo di 20 centrimetri o più sulle slide. Sembra la scelta più facile e intuitiva, ma purtroppo questo riduce di molto la leggibilità dei testi.

L'occhio deve partire da sinistra e farsi tutta una corsa fino a destra. Poi deve ritornare a sinistra abbassandosi di una riga. Se le slide sono proiettate non è facile.

Per questo motivo sarebbe megio non approfittare mai de tutto dello spazio che abbiamo a disposizione, ma costruire delle caselle di testo che non superino i 13-15 centimetri di lunghezza.

Questo semplice strategemma consente di risolvere una serie di problemi e apre contemporaneamente alcune possibilità:

- L'occhio corre di meno sulla slide
- Il testo di fa più compatto e leggibile
- Siamo in qualche modo costretti a scrivere di meno, e questo e sempre un bene
- Possiamo finalmente inserire a fianco del testo delle immagini che siano attinenti. In questo modo soddisferemo sia l'emisfero sinistro che l'emisfero destro dei nostri ascoltatori. :-)

Caselle di testo al guinzaglio

Quando, in una slide, inseriamo una casella di testo dobbiamo stare attenti ad assegnarle alcune proprietà che ci permettano di tenerla sotto controllo: lasciata a se stessa, infatti, potrebbe dare qualche problema. Provate, nella casella delle proprietà, a flaggare i due campi relativi all'a capo e al ridimensionamento automatico, come indicato nella figura sotto: 

In questo modo vi assicurerete alcune cose:

- eviterete di spezzare il testo forzatamente con il taso "Invio". Questo manterrà il testo di ogni paragrafo più compatto ed eviterà che la prima lettera di ogni paragrafo diventi automaticamente maiuscola

- il testo resterà nei confini che avete dato voi, evitando di fuoriuscire dalla slide costringendovi a ridimensionamenti ad hoc

- avrete un'idea precisa delle esatte dimensioni del testo 

- potrete spostare meglio la casella nello spazio

Densità pericolose

Il tema dei testi per le slide è una di quelle cose sulle quali le persone pensano meno di "pagare un dazio" per i loro errori. In fondo, pensano, sui testi per le slide non ho molta scelta: devo dire queste cose, e quindi le dico! Il risultato è, il più delle volte, illeggibie.

Scrivere testi per una slide è molto diverso che scirverli per la carta o per il web perché, come ci conferma il buon Edward Tufte, le slide son uno strumento a bassa risoluzione, e possono ospitare un numero ristretto di dati. Guardate questo esempio:

Quanti caratteri ci sono? Solo 550, poco più di qualche riga word. Oh, lo so, viste così sembrano un'inezia, ma pensate a proiettarle in aula: che cosa succede alla platea? Probabilmente si metterà a leggere, e voi diventerete inutili per un buon lasso di tempo, oppure deciderà di concetrarsi su di voi, e allora sarà la slide ad essere inutile. Interi blochi di testo, su slide, diventano devastanti. Credetemi. Grazie a PresentazionZen vi rimando ad un articolo interessatne di consigli sulla scrittura dei testi per slide.

Possiamo aggiungere altri consigli a quelli elencati? Molti. Proviamo a limitarci ai più generali

1) Scrivere su slide non è come scrivere su carta. Dovete usare circa il 70% di parole in meno
2) Non scirvete periodi, ma frasi. La frase è l'unità di misura dei testi su slide.
3) Dividete il vostro pensiero in bocconi digeribii e piazzate i bocconi in slide diverse. Non è importante mettere tutto in un blocco. E' un falso porblema.
4) Se le parole non sono chiare neanche a voi, eliminatele o sostituitele
5) Se impiegate più di 15 secondi per leggere una frase, dovete lavorarci su

Pensate all'esempio di sopra: Quali parole eliminereste? Ne butto là qualcuna: ma, ovvero, i quali, quello che, è, si possono studiare, nel loro operare. E sono stato stretto. Certo, poi il testo, guarda un po', andrà rivisto. 

Ci ritorneremo.

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.