Presentazioni efficaci

• you ask for audience input on a particular point
• you ask the audience for questions
• you take “twitter breaks” specifically to look at the twitter stream and address any issues which have been raised.
  

Un piccolo classico

Ormai su Slideshare è praticamente un must: la presentazione Death by Powerpoint (and how to flight). Un ricco lavoro Alexei Kapterev sulle migliori (e peggiori) strategie di presentazione con PPT che ha avuto più di 500.000 acessi.

E se li merita tutti quanti. 

Powerpoint da urlo (di terrore)

Dal sito di Bill Lane potete scaricare un divertente pamphlet dal titolo (più o meno), "Come affossare la propria carriera mentre infliggete agli altri i vostri Powerpoint". Trovate tutti i consigli migliori (ovviamente ironici), su come fare delle slide e delle presentazioni veramente brutte.

Potete scaricare l'e-book in pdf da questo link.

Apologia del minimal

Vi segnalo un altro bell'articolo in italiano, di Ester Liguori, dedicato a Slide ed eccessi comunicativi. Tra l'altro le indicazioni sugli elementi di paratesto sono simili a quelle che ho indicato nel post precedente.

Ecco un (p)assaggio dell'articolo:
"Il desiderio di stupire purtroppo spesso scavalca quello di essere efficaci e senza rendersi conto di ciò che si fa si finisce con lo sfruttare male un buon ausilio comunicativo."

Su questo argomento è interessante anche un vecchio post di Gerr che si ispira ai personaggi di "Guerre stellari".

Preferite le slide di Darth Vader o quelle di Yoda?

Come evitare l'effetto "traghetta d'ascensore"

La nostra memoria fa strani scherzi. Ricorda particolari insignificanti accaduti anni fa, ma magari è incapace di trattenere informazioni che ci sono state date due minuti prima.

La nostra memoria a breve termine è selettiva: taglia tutto quello che non gli serve in modo da liberare RAM e permetterci di seguire meglio un'attività; trattiene le informazioni che gli servono al momento e fa cadere nell'oblio il resto. Leggiamo tutti i giorni la targhetta sull'ascensore ma non sapremmo mai ricordarci quanti chili porta (ricordate la canzone di Elio?)

E' per questo che, quando facciamo una presentazione, ci sono alcuni elementi di contesto che andrebbero ripetuti frequentemente. Una presentazone ha un andamento sequenziale e le persone che seguono questo flusso tendono a dimenticarsi rapidamente che in quel momento sono nel capitolo 1 - sottocapitolo 2.

Le persone non sanno neanche a che punto sono della vostra presentazione, perché non possono vedere il "volume" di slide così come vedono le pagine di un libro.

Insomma, una presentazione che si rispetti (e in specialmento le presentazioni lugnhe) dovrebbe riportare in ogni slide alcune informazuoniu chiave per collocare ogni slide nel suo giusto contesto.

Più o meno le informazino sono queste:

1) Titolo della presentazione
2) Titolo del capitolo
3) Titolo dell'eventuale sottocapitolo
4) Titolo della singola slide (è l'elemento più vistoso)
5) Numero della slingola slide in rapporto al numero totale di slide
6) Eventuale logo (anche se secondo Gerr non è necessario). N.b. Per logo intendo il logo del cliente, non il vostro.
7)  Data - Luogo - Nome relatore

Il layout standard avrà insomma una struttura di questo tipo:

In questo modo sarete sicuri di fornire sempre tutti gli elementi necessari per dare un contesto ai vostri contenuti. E aiutare la memoria dei vostri ascoltatori.

Presentazioni cool (by maestrini)

I maestrini segnalano alcune bellissime presentazioni molto "cool" fatte in giro per la rete.

In particolare quella di Lessing è abbastanza nota e se ne è già parlato molto (potete anche scaricarla da questo indirizzo).

Giustamente Vanz la  indica come un ottimo esempio di lavoro per "sottrazione". E sappiamo che quando qualche cosa non ci torna, in una presentazione, il 90% delle volte è perché dobbiamo togliere e non aggiungere qualche cosa. 

E' vero che non sempre il contesto è adatto a presentazioni così particolari, ma spesso dobbiamo guardare gli estremi per capire l'ordinario.

Lavagna a fogli mobili: la mia coperta di Linus

Chiunque faccia il consulente o il formatore sa quanto sia utile e utilizzata la famosa lavagna a fogli mobili. Per me è una specie di coperta di Linus: senza lavagna a fogli mobili io non comincio mai a parlare in aula. E so che anche per altri è così.

Secondo me la lavagna a fogli mobili è uno strumento capace di creare quella che Etienne Wenger definisce la dialettica tra partecipazione e reificazione: è capace cioè di creare uno strato di sedimenti concettuali maneggaibili attraverso i quali negoziare i significati in un gruppo.

Beh, grazie all'ottimo Presentation zen scopro che ci sono molti siti dedicati a questo strumento ("flip chart" in inglese), come quello di questa società inglese, che ha creato un sito interamente dedicato all'argomento.

Ma anche altre società come la 3M hanno crerato delle pagine apposite (questa e questa).

Altro che slides...Buona lettura.

Il più è meno, e il meno è più

Un divertente articolo di T.J. Walker che invita a non diventare schiavi di Powerpoint.

Il succo del discorso è condivisibile: un conto è la presentazione completa, ovvero quella che potrete lasciare o spedire per posta, fatta magari di 500 slide, e un conto è la presentazione concreta, fatta per il pubblico, che sarà composta solo dai punti chiave di quella particolare occasione.

In realtà questo è meno un problema di numero di slide che un problema di architettura e strategia. Se avete capito chi è la vostra audience, quali sono i suoi problemi e le sue aspettative specifiche, il vostro intervento sarà sempre e solo una accurata selezione delle cose che potreste dire.

Ricordate che, nelle presentazioni efficaci, il più è meno, e ll meno è più.

Spazio e tempo in PPT

Powerpoint può essere molto efficace, a patto che rispettiamo le sue specifiche caratteristiche di media. In particolare, ogni media ha un suo specifico rapporto con lo spazio e con il tempo. Possiamo dire che l'ascolto della musica si svolga nel tempo; ma anche la lettura di un libro, se ci riflettiamo bene, è prevalentemente un processo temporale, se consideriamo lo spazio della scrittura solo come una linea che si snoda e ripropduce il discroso orale.

Un sito web, al contrario, è un oggetto più spaziale che temporale (come ha ben rilevato Bolter nel suo "lo spazio dello scrivere").

Sono solo degli esempi. E Powerpoint? Powerpoint ha la singolare caratteristica di sfruttare la temporalità a livello globale (dell'intera presentazione), proprio come un discorso orale (frammenti che si snodano nel tempo, in un'unica direzione), mentre è un oggetto altamente "spaziale" al livello locale ( di singola slide).

Le migliori presentazioni tengono conto di questa peculiarità del media e la usano a proprio vantaggio, ovvvero:

1) Pochi frammenti di informazione per ogni slide (temporalità)
2) Disposizzione significativa degli elementi testuali e grafici per fare rislatare i reciproci rapporti specifici (spazialità).

Ecco perché se scriviamo le slide come se stessimo scrivendo un libro la cosa non funzionerà. Anche se i contenuti sono magnifici e interessanti. Sulla carta.

Extreme makeover

Dura 20 minuti, ma credo ne valga la pena. 

The elevator test

Ricorda un po' la regola dei 20 secondi di cui ho parlato più sotto, ma vale comunque la pena segnalare questi consigli per una buona preparazione di una presetnazione.

By Gerr Raynold

Destro e sinistro

Un'immaigne belllissima (che ho visto per la prima volta sul blog di Catepol) riassume in modo chiaro il modo con il quale funzionano gli emisferi del nostro cervello.

Ora la domanda è: come riuscire, in una presentazione, a tenere conto di entrambi gli aspetti?

Sappiamo che , di default, una presentazione di rivolge alla nostra parte sinistra: il simbolo di questo "stile cognitivo" sono i punti-elenco con i quali spezziamo e strutturiamo i concetti. Dall'altra parte c'è chi, per evitare effetti "soporiferi", condisce le presentazioni di effetti speciali e di colori, assecondando il lavoro dell'emisfero destro.

Va detto che entrambe queste strategie sono sbagliate: nessuna presentazione è efficace senza un lavoro integrato e coordnato su entrambi gli aspetti. Troppi concetti annoiano, e gli effetti speciali fine a se stessi ci lasciano con un pugno di mosche.

Dobbiamo tenere sempre fermo il nostro obiettivo che, in una presentazsione è in genere quello di fornire informazioni (non di divertire, non di di rilassare, non di supire) allo scopo di insegnare, convincere, vendere, permettere a qualcuno di prendere decisioni.

Se teniamo fermo il nostro obiettivo  potremo usare gli strumenti migliori per supprtarlo, integrando concetti ed esempi da una parte e immagini e schemi visuali dall'altra.

Una buona presentazione integra aspetti cognitivi ed aspetti emotivi in un tutto, con lo scopo finale di fornire  informazioni complete. Il fine, insomma, è il più delle volte cognitivi. Il mezzo è di volta in volta, una miscela di aspetti cognitivi ed aspetti emotivi.

Riuscire ad integrare in un tutto questi espatti è il cuore di una strategie vincente.

Slide design sul web design

Vi segnalo una ottima presentazione, perfetta da quasi tutti i punti di vista. E non mi stupisce: è fatta da un esperto web designer e i rapporti tra design dei siti e design delle presentazioni sono molti (anche se non c'è una sovrapposizione perfetta).

Il tema della presentazione è il web design dei form sul web. Potete notare, in particolare:

- Uniformmità di sfondo
- Ottima divisione logica degli spazi
- Logo e numeri di pagina in ogni slide
- Divisione coerente in capitoli (con slide separatrici e icone rappresentative)
- Uso cognitivo dei colori (non per "stupire", ma per informare)
- Poco testo in ogni slide
- Ottimo uso del grassetto per evidenziare i titoletti
- Gerarchia coerente nell'uso delle dimensioni dei font
- Font a bastoni
- Uso dele immagini a scopo informativo e illliustrativo
- Uso di forme e schemi semplici per descrivere i concetti
- Coerenza, prevedibilità, semplicità

Sono tutte qualità fondamentali per una buona presentazione.

Potete scaricarla in PDF da qui.

Caccia all'errore

Yurij Castelfranchi è un amico. Fisico di formazione, ha continuato al sua carriera come divulgatore scientifico e oggi vive in Brasile e lavora all'Università. Sono andato a trovarlo due anni fa con la mia ragazza e abbiamo passato assieme dei giorni bellissimi.

Detto questo, Yurij è un pessimo "sliderista", e lui lo sa (e ci abbiamo scherzato tanto assieme).  Una volta mi ha mandato, come esempio, le slide del corso che teneva a Trieste sulla divulgazione della scienza. Le slide erano, a loro modo, emblematiche di un certo tipico modo di produzione un po'  "fai da te".

Ne abbiamo discusso un po' e abbiamo continuato ad analizzarle nel tempo. Alla fine queste slide sono diventate un esempio che mostro spesso nei miei corsi.

Oggi ve le rirpopongo, e assieme a loro vi propongo una revisione che ho fatto assieme a Leuca (principalmente l'ha fatta lei, la revisione) per mostrare come è possibile migliorare e rendere più leggibile un prodotto fatto in Poweropint se solo ci si mette un po' di testa e si applicano un po' di standard.

Ora vi invito a fare questo esercizio: quante e quali  modifiche abbiamo fatto nella presentazione originale?

Ecco la presentazione prima della cura, e eccola dopo la cura.

Spero che possa essere utile per capire meglio i meccanismi di produzione ottimale delle presentazioni in generale e di quelle didattico-scientifiche in particolare.

Buona caccia....

La regola dei 20 secondi

Spesso, quando lavoravo ad "Alcatraz", la mia vecchia azienda, mi capitava di elaborare progetti piuttosto complicati: c'erano sul tappeto cose come il benchmarking, i fattori critici, la tempistica, i dettagli operativi, gli attori in campo, le strategie di medio termine. E via dicendo.

Ero preparatissimo su tutto, ma quando il capo mi "dava udienza" spesso avevo a disposizone solo un minuto per spiegargli tutto. Che fare? Provare a mostrare le mie 50 slide? Oppure dirgli una sola cosa, quella essenziale, ovvero quella che una volta detta, aumentava l'interesse del mio capo e conseguentemente il mio tempo a disposizione?

In questi casi usavo sempre la seconda strategia: una sola cosa ben detta, ovvero il "succo" di tutto il mio progetto. Quando preparate una presentazione fate sempre questa prova: in quanto tempo riuscite ad esprimere il succo della vostra idea? Io chiamo questa la regola dei "20 secondi".

Certo, probabilmente il vostro progetto è molto articolato, ha richiesto parecchio lavoro di analisi, molte ricerche, tante ore a pensare a che cosa fare e a come farlo. Tutto questo però, alla fine, si concretizzerà in un'idea da proporre al vostro committente.
 
E' Per capire se se la vostra idea "regge" non c'è niente di meglio che domandarsi prima: se dovessi dirla in 20 secondi, che cosa direi? Se non riuscite a trovare una formulazione adatta, probabilmente siete ancora in fase di brainstorming.
 
Se invece ci riuscite, bene quella e "la cosa" che avete da dire (potrebbe essere, che so: "dobbiamo espanderci sul mercato giapponese entro due anni", oppure "dobbiamo aprire un canale internet per fare e-commerce dei nostri prodotti", oppure "dobbiamo acquistare un prodotto di CRM che favorisca la conoscenza mirata dei nostri clienti, oppure "dobbiamo riposizionare il nostro brand per un target più giovane attraverso nuovi prodotti e una serie di campagne  mirate".

Ecco, la vostra idea dovrebbe poter essere formulata anche in questo modo: con una sintetica affermazione (ovviamente gravida di conseguenze...). 

Questa idea, in fondo, è il "cuore" della vostra presentazione. Sarebbe meglio che stesse sempre in una slide a parte.

Commentare, non leggere

In tema con il post precendete vi segnalo un video del berllimbusto-impomatato T.J. Walker. Il messaggio è: "non leggete mai dalla vostre slide". Le persone sono perfettamente in grado di leggerle da sole.  Le slide non andrebbero mai lette, ma commentate e approfndite (guardando la platea, possibilmente).

Colleghi di slide

Diamo a Cesare quel che è di Cesare: ecco una buona introduzione/tutorial alla "presentazione efficace" creata da  un "collega di slide". E' una ottima presentazione che merita più di uno sguardo, e ve la segnalo.

Ci sono quasi tutti gli ingredienti di base (ho detto quasi). Sono in disaccordo solo su di un punto: la dimensione dei font...

Buona lettura!

Slide nere e interruzioni

Berd Decker suggerisce di inserire delle slide nere all'interno di una presetnazione, per eliminare il rumore, concentrare l'attenzione, creare un momento di rottura cognitiva.

Sposo a pieno ll'intenzione e meno la soluzione.  Credo che possa andare anche un altro colore, oppure una grande punto di domanda, o un'altra cosa che introduca un momento di rottura cognitiva con la platea.

Il problema non è nero, bianco o altri colori, ma piuttosto avere un ritmo, che alterni il vuoto con il pieno.

Titoli efficaci, il primo passo per farsi capire

Una vola una mia allieva, alla fine di una spiegazione, mi ha detto:  "insomma, il succo del sue discorso è riassunto dal titolo della sua slide". Ho guadato la slide alle mie spalle e le ho detto: 2sì è proprio così".

La mia allieva non poteva intuire quanto io fossi contento della sua osservazione, che ho preso come un indiretto complimento alla mia presentazione.

In genere impiego un certo tempo a creare i titoli delle mie slide. E non lo faccio per pignoleria o ossessione, ma perché è fondamentale (come già ribadito qui). La titolatura non è un optional: i titoli sono la prima, o una delle prime cose che viene percepite, servono ad orientarci nell’argomento e rappresentano il primo ingresso cognitivo all’argomento del quale parliamo.

Potete anche considerarla una “prova del nove” della vostra architettura: se riuscite a dare un titolo specifico ad ogni slide vuol dire che la struttura è ben costruita, avete inserito un’informazione specifica in ogni slide, sono state eliminate le ridondanze, le informazioni non sono ambigue.

No quindi alle slide senza titolo, no alle slide con titoli poco significativi o con titoli "segnaposto" che richiamano la presentazione stessa e non la singola informazione presente sulla slide.

Ricordate queste regole:

- il titolo non è un elemento accessorio, ma una componente informativa essenziale e come tale dovrebbe sempre essere presente, in ogni slide

- il titolo serve ad esprimere una tesi specifica: non è un mero “segnaposto” ma condensa una specifica informazione o tesi. Dovrebbe essere diverso per ogni slide. 

- il titolo ha una funzione informativa e di riassunto dei concetti espressi nella slide, pertanto è necessario un certo lavoro redazionale per renderlo adeguato. Inserire titoli troppo generici o criptici è inutile e controproducente (aumenta inutilmente il carico cognitivo di chi ascolta)

- il titolo deve essere accattivante, ma senza esagerare. Troppe fioriture o giochi di prestigio rischiano di non essere capiti da una platea che cerca modestamente di capire ciò che viene detto 

- Il titolo è il testo più grande ed evidente della slide. Dovrebbe avere una dimensione che va da 24 a 28 pt.

Il titolo della slide è quindi informativo ed è la sintesi di quanto espresso nella slide. Deve esserci sempre, non deve essere criptico e non deve essere troppo generico o eccessivamente fiorito (es. doppi sensi).

Per concludere, vi segnalo la presentazione di Tosime dedicata prorpio ai titoli delle slide.

Animazioni selvagge? No, grazie

Poweropint, lo sappiamo, offre tantissime possibilità per animare la vostre presentazioni. Tutte queste possibilità sembrano una gran ricchezza, ma in realtà sono solo una grande fonte di distrazione.

Provate a guardare questa presentazione: sono necessarie tutte queste animazioni? Credo di no. Quando facciamo una presentazione le persone sono concentrate nel capire i nostri argomenti e non le nostre capriole. E le nostre animazioni dovrebbero aiutare gli ascoltatori a capire meglio e non distrarli con effetti speciali fuori luogo.

Per questo vi dò alcuni consigli

1) Animate le vostre slide solo se ne avete bisogno

2) Animate i contenuti e non il tempalte o altri elementi di cornice

3) Usate le animazioni per spezzare le informazioni in bocconi digeribili nel tempo

4) Usate le animazioni con una funzione cognitiva (capire meglio) e non emozionale (stiupire la platea)

5) Usate solo l'animazione in dissolvenza. Le altre sono tropo chiasose e non aggiungono molto

6) Pianificate attentamente le vostre animazioni immaginando il contesto nel quale verranno fruite

7) Cercate di tenere sotto controllo il loro andamento (usando l'avvio con il clic del mouse) e non lasciatele libere si scorazzare per il vostro video a piacimento

Ecco un articolo di approfondimento..

Impariamo da Miles

"Miles Davis non pensa al suo assolo come ad un monologo di una persona che si mette su un piedistallo e arringa la folla, come avviene ad Hyde Park a Londra, ma al contrario imposta il suo intervento solistico in forma di dialogo, lasciando all’ascoltatore lo spazio necessario per
assimilare e meditare".

Queste belle parole sono del Compositore Piero Quarta e sono tratte da una sua dispensa: "il silenzio in musica: l'importanza di ciò che non si percepisce" ( il PDF di 150 kb si scarica direttamente da qui), pubblicata sul sito della Scuola Popolare di Musica di Testaccio.

Anche noi, credo, dovremmo pensare alle nostre presentazioni come a un dialogo, nel quale lasciare ai nostri intelocutori e ascoltatori il tempo di assimilare  e meditare. Come un incontro di pieno e di vuoto, di pause e di riprese. Pensiamoci tutte le volte che ci vengono fuori slide zeppe fino all'orlo di parole e schemi, ogni volta che riversiamo sulla nostra platea decine di concetti al minuto, senza pause, senza interruzioni. Senza dialogo.  

La comunicazione si nutre di vuoto. E credo che nessuno si sia mai azzardato di dire a Miles "hei, amico, ma ci sono poche note nei tuoi assoli!" (salvo, forse, Cannonball Adderley). Ma non ci sono poche note: ci sono le note giuste nella giusta dose di vuoto. E per godere un po' dopo questo pipposissimo post ascoltiamoci un pezzo del celebre assolo di "So what" (tratto dal celebre "Kind of blue")

(mp3 - 1,5 mb) 

I consigli di Gerr (e i miei)

Dal Guru Gerr Reynolds in persona, ecco i consigli per affrontare nel modo giusto la fase di costruzione su slide della presentazione. Dieci (come sempre con questi americani) i consigli che vengono proposti:

• Creare slide semplici
• Limitare il testo e i punti elenco
• Limitare le animazioni
• Usare immagini di qualità
• Evitate di usare i template predefiniti
• Usate grafici appropriati
• Usate i colori in modo appropriato
• Usate i font giusti
• Usate audio o video (se è il caso)
• Dividete le informazioni su più slide

Sono tutti consigli sui quali anche io torno spesso nei miei corsi di formazione e li sottoscrivo tutti, dal primo all'ultimo (con qualche riserva sull'uso degli audio, ma lo stesso Gerr ne limita la portata a casi particolari). Per la cronaca, aggiungerei alcune cosucce:

• Fate sempre esempi concreti per ogni concetto astratto che evocate
• Evitate font gigateschi e font microscopici
• Evitate la grafica tridimensionale
• Evitate le clipart
• Usate lo spazio in modo coerente e riconoscibile
• Aggiungete sempre dei titoli adeguati e descrittivi per ogni slide
• Date un significato preciso ad ogni colore che usate
• Inserite sempre numero di slide/numero totale di slide
• Usate il grassetto per evidenziare alcune parole chiave
• Usate criteri coerenti per evidenziare i numeri

Ecco, così siamo pari....

:-)

L'iceberg di Hemingway

In una famosa intervista sul mestiere dello scrittore, (edita di italia dal Melangolo di Genova) Ernest Hemingway parlava del "principio dell'iceberg" :

"I sette ottavi di ogni parte visibile sono sempre sommersi. Tutto quel che conosco è materiale che posso eliminare, lasciare sott'acqua, così il mio iceberg sarà sempre più solido. L'importante è quel che non si vede. Ma se uno scrittore omette qualcosa perché non la conosce, allora le lacune si noteranno." 

E' proprio così. E sicuramente era così nella narrativa di Hemingway. Ma forse questo principio può rivelarci qualche cosa anche sulle presentazioni. Si, perché una presentazione non è mai autosufficiente: se ci pensate le slide migliori sono quelle che, lette separatamente dal loro contesto di emissione, non si capiscono del tutto (e questa può essere anche una specie di "prova del nove" del vostro prodotto).

Le slide sono, insomma, degli oggetti insaturi semanticamente e che solo nell'incontro con una parola viva acquistano il loro senso e esprimono la loro efficacia in temini di resa cognitiva. Le poche parole sulla slide, assieme a immagini ed elementi grafici, sono solo una parte minima di quello che avete da dire.

Considerate le slide, quindi, come se fossero la punta dell'iceberg del vostro discroso, la sola parte visibile. Il resto dell'iceberg è dentro di voi: nella vostra voce, nella vostra espressione, nella capacità che avete di illuminare i contenuti riporati sulle slide e di dargli spessore. Se siete padroni della materia le slide vi aiuteranno a fare chiarezza. Ma se non siete in grado di "illuminarle" allora le slide non vi serviranno a nulla e le lacune, come ci dice il buon Ernest, si noteranno.

Del togliere. Che cosa può insegnarci il flauto traverso

Chi mi segue da un po' di tempo sa che sono un apassionato di musica, e musicista a mia volta. Da un po' di tempo, dopo il sax, ho iniziato a suonare il flauto traverso. Uno strumento bellissimo, ma insidioso: molto facile da imparare come diteggiatura (specialmente se arrivi dal sax), incredibilimente difficile da maneggiare come postura e espressione. Il flauto, insomma, non ha le difficoltà tecniche del pianoforte, ma questa aparente facilità rischia di trasformarsi in un problema, perché può farci "prendere la mano" : magari cominciamo a suonare senza preoccuparci di badare ad altri elementi che sono essenziali.

Il realtà l'esercizio del flauto è un lavoro su se stessi: sul proprio corpo, sulla propria postura, sugli eccessi e sugli elementi in più che involontariamente introduciamo: troppa pressione sulle dita, troppo fiato, troppa tensione nei muscoli, troppa voglia di fare uscire la nota acuta. Studiare il flauto significa imparare ad eliminare degli elementi per fare uscire, finalmente, l'essenza stessa. Il mio maestro mi dice sempre cose come: "meno, meno, meno!", oppure "lascia, lascia". Togli elementi, elimina tensione, rilassa i muscoli. Fermati. 

Questo tipo di lavoro, che cerca di eliminare gli eccessi, che lavora sul "di più", che gioca a togliere piuttosto che a mettere, è lo stesso lavoro che dobbiamo fare sulle nostre presentazioni: quando qualche cosa non ci torna, in una presentazione, il più delle volte è perché abbiamo aggiunto troppo: troppa grafica, troppi testi, troppa voglia di dire tutto.

Spesso non capiamo che cosa non va: poi eliminamo qualche cosa e tutto va a posto. Lavorare sulla comunciazione e come suonare il flauto: togliere quello che non serve e lasciare uscire quello che serve.     

Anticipare i contenuti

Oggi, lezione in un master a 15 ragazzi neolaureati. Argomento: la presentazione efficace (e te pareva). Mostro le mie slide e dico loro, fin da subito, che saranno più di 150 (per sette ore di lezione). Ogni slide, peraltro, riporta il numero della slide rapportato al numero totale di slide (tipo: 23/150).  

A un certo punto un'allieva mi chiede se sia veramente opportuno anticipare fin da subito questi numeri. Non spaventerà la platea? Non produrra pericolosi effetti boomerang? La risposta è: decisamente no! In ogni presentazione che si rispetti non ci sono effetti "sorpesa" che non siano stati attentamente pianificati. E la lunghezza della presentazione non rientra mai tra questi. Le persone devono sapere che cosa aspettarsi, devono avere un contesto nel quale orientarsi, devono poter fare i loro conti.

Trasparenza. Patti chari. Condivisione. Tutto quello che non dico è un'incognita pericolosa, innanzitutto per me: qualcuno penserà che le slide sono 17, altri che sono 100, altri che sono 50. E questo non mi fa gioco: scontenterò sicuramente qualcuno. 

La regola allora è: anticipare tutto quello che posso anticipare. Ovvero "bruciare le informazioni". Dobbiamo anticipare subito tutto quello che aiuterà la platea a capire dove e come muoversi. A partire (ma non solo) dalla lunghezza. E' come sul web: non conta tanto se una pagina si apre solo dopo 50 secondi: il vero problema è sapere esattamente quanto ci impiegherà ad aprirsi. E allora è meglio dire: "Si, le slide sono 150: non spaventatevi, andranno via in scioltezza" che nascondersi sotto il tappeto del mistero, perché tutto (t u t t o) si paga alla fine.

Per la cronaca: le slide sono andate veramente in scioltezza, e abbiamo fatto anche tre (dicasi tre) esercizi pratici. 

I tre usi delle immagini

Come si sottolinea da più parti, (ad esempio qui oppure qui) le immagini, in una presentazione, sono strategiche: aumentano l'attenzione e migliorano l'efficacia del messaggio, perché riescono a coinvolgere un numero maggiore di facoltà cognitive. Solo che, per renderle efficaci, dobbiamo essere consapevoli del loro ruolo specifico all'interno del progetto: non basta dire: "aggiungiamo qualche visual" per ottenere l'effetto voluto. Le immagini sono un ottimo alleato, ma devono essere usate all'interno di una strategia. Possiamo distinguere tre usi ben precisi delle immagini:

- Suggestione evocativa
- Metafora concettuale
- Esempio concreto

L'immagine di un'altalena può essere una suggestione che evoca il gioco e la libertà, una metafora dell'andamento oscillante del mercato, un esempio di che cosa fare quando sei al parco giochi con i pargoletti. L'immagine di una antica cartina di Milano potrebbe rappresentare un elemento decorativo in una presentazione che parla di architettura dell'informazione, (magari associando una cartina diversa ad ogni slide), oppure potrebbe essere una metafora del linguaggio naturale o, ancora, essere un esempio di urbanistica antica. Sono tre usi molto diversi tra di loro.

Le suggestioni evocative sono ottime nelle presentazioni di alto livello (meeting, convention), perché alleggeriscono il discorso, tendono a coinvolgere e sono un supporto emozionale per un discorso orale che non si serve in senso stretto delle slide. In questo senso c'è molta libertà di scelta.

Le metafore concettuali sono ottime per le presentazioni persuasive e di business, perché permettono una comprensione immediata dei concetti abbreviando i tempi cogntivi. Ma vanno scelte attentamente, per evitare di mandare  fuori strada la platea.

Infine, gli esempi concreti sono essenziali nelle presentazioni didattiche e tecnico-operative, insomma nelle presentazioni dove dobbiamo spiegare e insegnare qualche cosa. Sono ovviamente immagini molto attinenti con l'oggetto della presentazione.

Se tenete fede a questa tripartizione di usi sarete sicuri che la vostra platea non si disorienterà. Quello che invece andrebbe evitato come la peste è di mescolare gli usi, inserendo immagini evocative, metafore ed esempi nella sterssa presentazone.

Non importa se le immagini sono bellissime: quello che conta è che la strategia con la quale le utilizziamo sia ben definita a monte.