Presentazioni efficaci

Le molte virtù del tasto "Shift"

Quante volte, usando i rudimentali comandi di grafica di Powerpoint, ci danniamo perché non riusciamo ad essere precisi come vorremmo? Un quadrato che non è proprio un quadrato, un cerchio che non è proprio un cerchio, una linea che non è proprio dirtta e così via.

Ora, c'è un piccolo tastino sulla nostra testiera che viene usato, in genere, per scrivere le lettere maiuscole. Ma questo tasto, detto tasto "Shift", se usato all'interno di un programma di grafica può fare miracoli.

E anche in Powerpoint  (che comunque NON è un programma di grafica) permette alcune cosine interessanti, se usato in abbinamento con altri comandi.

Tracciamento delle linee. Se traccio una linea tenendo prremuto il tasto shift questa linea sarà sempre dritta, e anche se la allungo o riduco manterrà la sua direzione. Fine delle linee sbilenche, dunque.

 Tracciamento di quadrati e cerchi. Se tengo premuto il tasto "shift" mentre creo una forma usando i comandi relativi, le forme diventano immediatamente cerchi o quadrati perfetti.

"Shift" + =

Provate, rimarrete sorpresi...

Ciao

Comprimere sì, ma con saggezza

Spesso le nostre presentazioni ragigungono dimensioni imbarazzanti in termini di peso del file.  Mi è capitato di scaricare da siti di università delle presentazioni anche di 30 megabyte: una cosa insopportabile, specialmente guardando poi i contenuti all'interno. Questo sgradevole effetto collaterale è causato principlamente da due fattori:

1) immagini non ottimizzate
2) Template troppo pesanti 

Quesi per gioco ho provato proprio ieri PPT minimizer, un tool che promette di ridurre il peso delle nostre presentazione anche del 92%.  VI devo dire la verità: è stato abbastanza deludente. Il software fa, si, il suo mestiere, ma prezzo di una tale perdita di qualità delle immagini che ne vanifica le funzionalità.

E allora come fare? Una delle cose più improtanti è imparare a ottimizzare da sé le immagini della presentazione, una volta creata. Powerpoin consente di fare questo senza ricorrere a sotwarini aggiunti.

Andate sulla prima immagini della vostra presetnazione: vi apparirà il menù "immagine", all'interno del quel trovate un bottone che si chiama "Comprimi immagini"

 Una votla cliccato vi apparirà una finestra che vi chiede se volete comprimere per il web/schermo e se volete appplicare questa modifica a tutte le immagini del documento.

Ok, comprimente tutto il documento e...il risultato sarà una compressione pazzesca della vostra presentazione, ottenuta senza perdere in quelità. 

L'altro giorno con questo sistema ho compresso una presentaizone da 38 megbyte a 7 megabyte. Certo, non è come usare PPT minimizer, ma io mi accontento.

E voi?

No ai layout predefiniti

Quando una slide fatta coi layout incontra una slide vuota, la slide con i layout è  una slide morta. Ricordate di non usare mai i layout predefiniti di PPT per inserire il testo: se lo fate il testo stesso, semplicemente, sfuggirà al vostro controllo.

La slide migliore è la slide vuota, cioè senza spazi predefiniti per i contenuti. Slide che poi andremo noi a riempire usando le caselle di testo e gli altri elementi che ci srviranno.

Sembra più faticoso, ma in realtà, come spesso capita con questo strumento, è la via migliore per semplificarsi la vita.

Tutorial PPT

Inserisco anche qui il mio tutorial su slideshare sull'uso delle principlai funzionalità di PPT, ad uso dei meno esperti,. Ricordate, il fatto di poter usare delle funzionalità non significa che si debbano usare o che si debba usare tutte...

.

Usare meno spazio, usarlo meglio

La parte centrale di una slide, quella dove in genere si inseriscono i contenuti, è uno spazio di circa 25 centrimetri di lunghezza. Se ci pensate, è una lunghezza considerevole, specialmente per i testi: in quasi nessuna occasione, (giornali, libri, web, mail) ci capita infatti di leggere testi che si espandono così tanto. E il motivo è semplice: se le righe di testo sono troppo lunghe l'occhio farà molta più fatica a seguirle il filo. Provate. 

Ora, capita che la possibilità tecnica di tutto questo spazio, unita alla contemporanea necessità di "dire tutto il possibile" spinga a creare caselle di testo di 20 centrimetri o più sulle slide. Sembra la scelta più facile e intuitiva, ma purtroppo questo riduce di molto la leggibilità dei testi.

L'occhio deve partire da sinistra e farsi tutta una corsa fino a destra. Poi deve ritornare a sinistra abbassandosi di una riga. Se le slide sono proiettate non è facile.

Per questo motivo sarebbe megio non approfittare mai de tutto dello spazio che abbiamo a disposizione, ma costruire delle caselle di testo che non superino i 13-15 centimetri di lunghezza.

Questo semplice strategemma consente di risolvere una serie di problemi e apre contemporaneamente alcune possibilità:

- L'occhio corre di meno sulla slide
- Il testo di fa più compatto e leggibile
- Siamo in qualche modo costretti a scrivere di meno, e questo e sempre un bene
- Possiamo finalmente inserire a fianco del testo delle immagini che siano attinenti. In questo modo soddisferemo sia l'emisfero sinistro che l'emisfero destro dei nostri ascoltatori. :-)

Caselle di testo al guinzaglio

Quando, in una slide, inseriamo una casella di testo dobbiamo stare attenti ad assegnarle alcune proprietà che ci permettano di tenerla sotto controllo: lasciata a se stessa, infatti, potrebbe dare qualche problema. Provate, nella casella delle proprietà, a flaggare i due campi relativi all'a capo e al ridimensionamento automatico, come indicato nella figura sotto: 

In questo modo vi assicurerete alcune cose:

- eviterete di spezzare il testo forzatamente con il taso "Invio". Questo manterrà il testo di ogni paragrafo più compatto ed eviterà che la prima lettera di ogni paragrafo diventi automaticamente maiuscola

- il testo resterà nei confini che avete dato voi, evitando di fuoriuscire dalla slide costringendovi a ridimensionamenti ad hoc

- avrete un'idea precisa delle esatte dimensioni del testo 

- potrete spostare meglio la casella nello spazio

Riprendere il controllo

Quando creiamo un grafico su Powerpoint succedono cose strane: una delle più strane è che, mentre modifichiamo la grandezza del grafico per renderlo leggibile e adatarlo allo spazio sulla slide, i testi (della scala sugli assi, delle varie etichette, passano improvvisamente a dimensioni mostruoe o microsocopiche.)

Questo succede perché il simpatico programmino pensa, lui, che se allarghiamo il grafico, e che diamine, dovremmo allargare anche i testi! E quindi lascia "flaggata" l'opzione di ridimensionamento automatico, come vedete nella figura in alto. 

E' questo no è bene: ehi, diciamo, sono solo i dati a dover essere allargati, non i testi e le didascalie! In realtà tutto ciò che ci fa perdere il controllo in nume di una fantomatica facilità di realizzazione rappresenta una specie di sciagura per la corretta visualizzazione: cadiamo in balia di uno standard medio tarato sulle peggiori abitudini, evidentemente le abitudini che vanno per la maggiore a Redmond, ma non nel resto del mondo...

Dobbiamo riprendere il contrllo: e In questo caso, riprendere il controllo significa "deflaggare" sempre il ridimensionamento automatico, sia negli assi (che riportano la scala e le didascalie) sia nella finestra della legenda.

In genere, una dimensione di 12, massimo 14 pt è ottimale per le scale, mentre per le voci degli elementi del grafico dobbiamo ridurre, da 8 a 10 va bene. Ehi, direte, ma così non si legge. Errore: quello che si deve leggere sono i dati, non le didascalie, che sarete voi ad illustrare. Se poi il grafico viene stampato non c'è problema: su carta queste dimensioni si leggono benissimo.

Uscire dall'incubo

Questo è un blog dedicato al mondo delle presentazioni e all'utilizzo di Powerpoint, ovvero il più banale, subdolo e presuntuoso programma della Micrososoft. Troverete consigli, aneddoti, recensioni, segnalazioni e tutto quello che riguarda l'efficace utilizzo del progamma e che ho capito nel mio lavoro di produttore e consumatore di presentazioni. Questo blog nasce perché mi sono accorto che intranet management cominciava ad essere troppo affollato di cose poco attinenti.

In questi anni io, come tutti voi, ho prodotto centinaia di presentazioni. Come tutti voi le ho modificate, migliorate, rielaborate, ci ho passato talvolta le notti. Ebbene sì, Le slide possono anche abbrutire. Ma possono, e bene, facilitare il nostro lavoro di lavoratori della consocenza, di professionisti del capitalismo cognitivo del terzo millennio.

A patto che impariamo a usare come strumento di comunicazione e non come l'ennesimo talismano-tuttofare del quale subire gli effetti. Quando presentiamo, progettiamo, insegnamo, pensiamo, siamo noi gli attori principali: il resto sono dettagli tecnici. Ho visto e prodotto orrori, a volte sono stato stupidamente soddisfatto, altre volte non mi tornavano i conti. In questo blog cercheremo di fare qualche passo in avanti. Slide o non slide, parleremo di comunicazione. Per provare a uscire da questo incubo fatto di punti elenco e grafica da quattro soldi.

Grazie a todos.